XÁC MINH CÔNG TY
Xác minh công ty (về địa vị pháp lý, năng lực tài chính, công nghệ, uy tín, kinh nghiệm…) là một yêu cầu tất yếu, thường xuyên được thực hiện trước khi đi đến hợp tác, đặc biệt đối với các hợp đồng lớn nhằm tránh lãng phí thời gian, lừa đảo, kém hiệu quả,… Đồng thời, đây cũng là biện pháp nhằm củng cố lòng tin giữa các đối tác thật sự mong muốn hợp tác lâu dài, cùng có lợi.
Thông thường, công việc xác minh do các cơ quan như Phòng Thương mại và Công nghiệp, Ngân hàng, một số cơ quan chức năng nhà nước, công ty tư vấn thực hiện theo yêu cầu của khách hàng bằng những kỹ năng nghiệp vụ thông qua dữ liệu có và các kênh thông tin của họ. Với ưu thế hiểu biết về địa bàn và các quan hệ sẵn có và các kênh thông tin của họ. Với ưu thế hiểu biết về địa bàn và các quan hệ sẵn có ở nước sở tại, CQĐD thường xuyên nhận được yêu cầu xác minh, điều tra, thẩm định đối tác từ các doanh nghiệp, địa phương và các bộ, ngành trong nước và tại địa bàn.
Công tác xác minh, thẩm định đối tác chỉ nên bắt đầu tiến hành khi nhận được yêu cầu với đầy đủ các nội dung: (i) Tên, địa chỉ doanh nghiệp cần xác minh ( càng cụ thể càng tốt); (ii) Một số thông tin đã biết về doanh nghiệp; (iii) Quy mô dự kiến của chương trình hợp tác; (iv) Các yêu cầu thẩm định cụ thể.
1. Mục đích, yêu cầu
- Các thông tin về đối tác cần đảm bảo tính khách quan, nghĩa là các nhận định và đánh giá đối tác phải có căn cứ, tránh suy luận chủ quan.
- Các thông tin về đối tác cần cụ thể, có tính hướng dẫn, định hướng cho hành động và ra quyết định của người yêu cầu thông tin.
- Thông tin về đối tác cần được so sánh và kiểm chứng ít nhất từ hai nguồn tin khác nhau.
- Nếu có điều kiện và nhất là đối với các hợp đồng lớn, thông tin về đối tác cần được kiểm chứng bằng phương thức thực địa (đến tận cơ sở của doanh nghiệp để điều tra).
2. Nội dung xác minh:
Nội dung cần xác minh rất đa dạng. Tuy nhiên, CQĐD cũng nên xác định những nội dung chính cần tập trung dựa trên khả năng của CQĐD, theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, và theo mức độ thông tin có thể thu thập tại địa bàn. Dưới đây là một số vấn đề mà CQĐD cần nghiên cứu khi xác minh đối tác.
2.1. Về tư cách pháp nhân:
- Địa vị pháp lý của công ty (giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề…)
- Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế
- Các vụ kiện tụng, tranh chấp kinh tế và nguyên nhân (nếu có)
2.2. Về loại hình doanh nghiệp:
- Công ty xuyên quốc gia (có chi nhánh ở bao nhiêu nước, cụ thể những nước nào).
- Công ty cổ phần
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hay Công ty gia đình…
- Công ty hợp doanh (đối với các dịch vụ chuyên môn như tư vấn pháp lý, luật, bác sĩ, bảo hiểm…)
2.3. Về năng lực tài chính:
- Tình hình tài chính trong một vài năm: vốn (gồm vốn pháp định, vốn thực tế), doanh thu, lợi nhuận, giá trị cổ phiếu, sự biến động của giá cổ phiếu, sự tăng giảm nghĩa vụ đóng thuế…
- Biến động cổ phần chi phối (nếu có thể được).
- Hiện nằm trong diện có khó khăn về tài chinh hoặc chuẩn bị phá sản.
- Đánh giá của giới chuyên môn về năng lực hoạt động và triển vọng phát triển của công ty (qua một số doanh nghiệp cùng kinh doanh loại mặt hàng, báo chí, giới phân tích chứng khoán…)
2.4. Về trình độ chuyên môn, công nghệ:
- Trình độ công nghệ so với sở tại
- Trình độ công nghệ so với khu vực
- Trình độ công nghệ trong lĩnh vực đó so với thế giới
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên có tay nghề.
- Mạng lưới hoạt động của doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới
2.5. Về kinh nghiệm quản lý, kinh doanh:
- Thời gian hoạt động, lĩnh vực hoạt động (ghi trên giấy phép thành lập doanh nghiệp (nếu có), lĩnh vực hiện đang hoạt động…)
- Một số các dự án đã triển khai: quy mô, kết quả.
3. Lựa chọn phương thức xác minh:
3.1. Căn cứ lựa chọn phương thức xác minh:
Trước khi tiến hành xác minh đối tác, cần cân nhắc mức độ cụ thể và phạm vi các thông tin cần xác minh, nguồn thông tin, cách tiếp cận thông tin. Căn cứ để xác minh vấn đề nay gồm:
- Trình độ phát triển kinh tế – xã hội ở sở tại (phát triển, đang phát triển, kém phát triển…)
- Yêu cầu của đối tác Việt Nam
- Quy mô và tầm quan trọng của dự án
- Văn hóa của địa bàn sở tại
3.2. Các phương thức xác minh:
- Công khai từ các nguồn sau đây:
- Website của công ty
- Danh bạ doanh nghiệp (business directory)
- Phòng thương mại và công nghiệp
- Hiệp hội ngành hàng
- Sở giao dịch chứng khoán và các sàn giao dịch
- Các báo cáo tài chính công khai
- Bán công khai:
- Từ các cơ quan chức năng của Chính phủ liên quan: Bộ Ngoại giao, Bộ chủ quản đầu tư, cơ quan phụ trách về phá sản, cơ quan thuế, địa phương liên quan…
- Thẩm tra trực tiếp (thực địa): Gặp gỡ tại văn phòng công ty, thăm nơi sản xuất kinh doanh, tìm hiểu hoạt động kinh odnah và khả năng hợp tác.
- Mua thông tin qua các công ty kinh doanh về lĩnh vực này: Đối với các nước phát triển, nên sử dụng hình thức mua thông tin qua các công ty tư vấn vì đây là cách làm nhanh nhất, đầy đủ nhất và chi phí cũng ít tốn kém nhất (Tại Singapore, việc mua các thông tin này rất rẻ, rất nhanh và đáng tin cậy).
- Thu thập thông tin qua giới đầu tư chứng khoán (môi giới, tư vấn chứng khoán)
- Các phương thức xác minh không chính thức:
- Gặp gỡ các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực (đối thủ cạnh tranh) hoặc đối tác đã làm ăn với công ty (nhất là trong các dự án lớn)…
- Thông qua mạng lưới quan hệ trong giới doanh nghiệp, ngân hàng…
- Nếu có thể, tìm hiểu thông qua quan hệ trong đoàn ngoại giao (với các nước đã có quan hệ hợp tác với công ty, doanh nghiệp cần tìm hiểu)…
4. So sánh thông tin và kết luận:
- Sau khi đã thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, cần tiến hành so sánh, tổng hợp các nguồn tin để đưa ra những đánh giá sơ bộ về đối tác đang được xác minh (CQĐD cần kết hợp một số hình thức khác nhau để lấy tin, so sánh, kiểm chứng nhằm bảo đảm kết quả xác minh là có thực và có giá trị).
- Trên cơ sở đánh giá sơ bộ, cân nhắc xem có cần tiến hành điều tra sâu và cụ thể hơn không.
- Thời gian trả lời các yêu cầu đề nghị xác minh càng ngắn càng tốt vì các công ty trong nước chờ thông tin để quyết định hợp tác hay không hợp tác. Trong vòng một đến 2 tuần, cần trả lời người yêu cầu cung cấp thông tin, ít nhất là thông tin sơ bộ.
5. Một vài điều cần lưu ý:
- Quỹ NGKT không duyệt chi cho công tác xác minh. Các chi phí phát sinh từ việc xác minh (kinh phí đến thực địa, thuê công ty xác minh, mua thông tin xác minh…) do doanh nghiệp và cơ quan yêu cầu xác minh chi trả. Tuy nhiên, cho đến nay, hầu hết các CQĐD đều sử dụng ngân sách thường xuyên để làm việc này.
- Hiệu quả hỗ trợ của CQĐD trong việc xác minh đối tác nước ngoài tùy thuộc rất nhiều vào sự phối hợp trong, ngoài nước thông qua duy trì thông tin hai chiều. Tổ chức hữu quan trong nước cần cung cấp thông tin cụ thể về đối tác, ý định hợp tác, thời gian yêu cầu có kết quả thẩm định…
- Thường xuyên liên hệ với doanh nghiệp để thông báo tiến trình xác minh. Khuyên doanh nghiệp nên gửi yêu cầu xác minh đến nhiều nơi khác nhau và trao đổi với CQĐD về tiến trình và kết quả xác minh của những nơi khác.
- Xác minh đối tác nước ngoài là một hoạt động tác nghiệp chiếm nhiều thời gian, nhưng cũng đồng thời giúp cán bộ ngoại giao mở rộng diện quan hệ, tự rèn luyện kỹ năng thu thập xử lý thông tin, quan hệ công chúng.
