QUẢNG BÁ, XÚC TIẾN KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
Cùng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, hoạt động xúc tiến kinh tế đối ngoại do CQĐD và các cơ quan, địa phương, doanh nghiệp trong nước tổ chức tại nước ngoài được triển khai ngày càng nhiều về số lượng và phong phú về hình thức. Những hoạt động mang tính phổ biến và đem lại hiệu quả cao trong việc quảng bá hình ảnh đổi mới của đất nước được tổ chức dưới hình thức các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại gồm: hội thảo, diễn đàn, hội chợ, triển lãm, Những ngày Việt Nam ở nước ngoài…
1. Mục đích, yêu cầu:
- Tăng cường nhận thức của công chúng sở tại về đất nước, con người, văn hóa, kinh tế Việt Nam, qua đó thực hiện mục tiêu xúc tiến đàu tư, thương mại, du lịch và tăng cường hợp tác kinh tế nói chung giữa Việt Nam với sở tại
- Tìm kiếm và thâm nhập thị trường xuất khẩu cho những sản phẩm, dịch vụ của Việt Nam.
- Tìm kiếm đối tác nước ngoài đầu tư liên doanh vào các lĩnh vực, ngành nghề, địa phương ở Việt Nam.
- Tìm cách đưa đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài trong những ngành nghề, địa bàn phù hợp.
Để đảm bảo hiệu quả, các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại cần được tổ chức một cách bài bản, chuyên nghiệp, tận dụng và phối hợp được các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực,…) của các cơ quan, doanh nghiệp liên quan trong nước cũng như sở tại, đồng thời cần nhằm đúng đối tượng và đúng thời điểm (tránh trùng lặp, chồng chéo với các hoạt động xúc tiến khác của Việt Nam hay của nước khác diễn ra cùng thời gian hay địa điểm ở nước sở tại).
2. Hình thức quảng bá:
2.1. Quảng bá thường xuyên:
- Thông qua tiếp xúc với chính quyền, tổ chức, doanh nghiệp và khách du lịch, cán bộ có thể quảng bá và giới thiệu về đất nước, con người Việt Nam, về môi trường đầu tư, các quy định, chính sách xuất nhập khẩu, kêu gọi hợp tác khoa học công nghệ, giáo dục, lao động… Có thể bạn sẽ chủ động xin gặp để hỏi thông tin cụ thể hoặc ta có thể chủ động quảng bá trong khi tiếp xúc với bạn.
- Thông qua các sự kiện như Hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm… có mời ta phát biểu hoặc tham dự.
2.2. Tổ chức sự kiện quảng bá: CQĐD cũng có thể chủ động tổ chức hoặc phối hợp với các đối tác ở trong nước cũng như ở nước sở tại tổ chức các sự kiện quảng bá như:
- Đại sứ nói chuyện tại đại hội các hiệp hộidoanh nghiệp, các tổ chức quốc tế, các địa phương, các trường đại học …..
- Tổ chức Hội thảo, hội nghị, diễn đàn xúc tiến kinh tế đối ngoại.
- Tổ chức Hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại.
- Tổ chức Những ngày Việt Nam ở nước ngoài.
- Phát hành tờ rơi, phụ trương trên báo chí hoặc tài liệu quảng bá về kinh tế Việt Nam.
3. Nội dung hoạt động:
Các sự kiện xúc tiến kinh tế do CQĐD chủ trì tổ chức, hoặc hỗ trợ cơ quan xúc tiến kinh tế đối ngoại của các bộ/ngành trong nước tổ chức thường có mục tiêu bao quát và toàn diện, nhằm vào đối tượng rộng. Các sự kiện mà CQĐD khác tham gia hỗ trợ tổ chức thường nhằm vào đối tượng hẹp, gắn với các mục tiêu cụ thể của địa phương, doanh nghiệp. Vì vậy, nội dung, chủ đề của các sự kiện xúc tiến cũng khác nhau tùy theo mục tiêu của từng sự kiện.
3.1. Hội thảo, diễn đàn xúc tiến kinh tế đối ngoại:
Nội dung các sự kiện này thường tập trung vào một số chủ đề như:
- Thành tựu, tiềm năng và triển vọng phát triển kinh tế Việt Nam.
- Thuận lợi, khó khăn, tập quán kinh doanh ở Việt Nam.
- Giới thiệu môi trường đầu tư – kinh doanh tại Việt Nam nhằm thu hút đầu tư của các doanh nghiệp nước sở tại vào các ngành, lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc vào một khu vực địa lý cụ thể tại Việt Nam, đặc biệt là các khu công nghiệp, khu chế xuất có nhiều ưu đãi (đây là một trong những chủ đề được các đối tác nước ngoài quan tâm nhất).
- Các cơ hội hợp tác kinh tế giữa Việt Nam với sở tại như thương mại, giáo dục, xuất khẩu lao động, hợp tác khoa học công nghệ…
3.2. Hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại:
- Giới thiệu thành tựu đổi mới và phát triển kinh tế -xã hội của Việt Nam và kết quả quan hệ hợp tác trên các lĩnh vự kinh tế, thương mại, đầu tư, du lịch… giữa Việt Nam và sở tại;
- Giới thiệu về đất nước, con người, văn hóa Việt Nam (đặc biệt nhằm xúc tiến du lịch);
- Giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ xuất khẩu của Việt Nam, có thể tập trung một hoặc một số ngành sản xuất, xuất khẩu cụ thể của Việt Nam (ví dụ: Hội chợ hàng thủy sản Việt Nam, triển lãm về ngành da giày của Việt Nam…);
- Giới thiệu về tiềm năng phát triển và hợp tác của một số địa phương Việt Nam (ví dụ Triển lãm về các khu công nghiệp miền Trung Việt Nam…).
3.3. Ngày Việt Nam ở nước ngoài:
Nội dung của Ngày Việt Nam ở nước ngoài mang đặc thù riêng so với các hội thảo diễn đàn, hay hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại. Các sự kiện Ngày Việt Nam ở nước ngoài thường gắn với những sự kiện ngoại giao quan trọng như Quốc khánh Việt Nam, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và sở tại, nhân dịp đoàn cấp cao Việt Nam sang thăm và làm việc với ở tại hoặc đoàn cấp cao sở tại sang thăm và làm việc tại Việt Nam. Tùy theo điều kiện tổ chức, Ngày Việt Nam và đặc biệt là Tuần Việt Nam có thể bao gồm một số loại hoạt động sau:
- Hoạt động kinh tế: hội thảo, diễn đàn, triển lãm, hội chợ…
- Văn hóa: biểu diễn văn nghệ truyền thống, chiếu phim, thời trang, ẩm thực…
- Quảng bá du lịch: tổ chức roadshow, trưng bày các điểm du lịch Việt Nam…
3.4. Quảng bá thường xuyên và xuất bản ấn phẩm, tài liệu quảng bá:
Việc quảng bá thường xuyên và xuất phẩm ấn phẩm, tài liệu quảng bá có thể tập trong vào một trong các nội dung nêu trên. Việc lựa chọn tùy theo sự quan tâm của hai bên đối với các nội dung quảng bá.
4. Các bước tiến hành:
Công việc quảng bá thường xuyên là công việc thường xuyên hàng ngày của CQĐD. Bất kỳ khi nào có cơ hội, cán bộ đều có thể quảng bá các vấn đề mà đối tượng có thể quan tâm. Việc in ấn, xuất bản tài liệu quảng bá nằm trong công việc dài hạn của CQĐD, xin tham khảo thêm ở phần Các kỹ năng phục vụ công tác nghiên cứu. Các bước tiến hành quảng bá trong mục này tập trung chủ yếu vào các sự kiện xúc tiến do CQĐD trực tiếp chủ trì, đồng chủ trì tổ chức, hoặc hỗ trợ. Các bước này bao gồm:
Bước 1. Lập kế hoạch
4.1. Xác định tính khả thi của việc tổ chức sự kiện quảng bá:
Các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại chỉ đạt hiệu quả khi đáp ứng đúng nhu cầu xúc tiến của trong nước và đặc biệt là ”đánh trúng ” mối quan tâm của các doanh nghiệp và người tiêu dùng sở tại. Vì vậy, trước khi quyết định chủ động tổ chức một sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại ở sở tại hay tham mưu, tư vấn cho các cơ quan, doanh nghiệp trong nước về việc tham gia, tổ chức các sự kiện này, cần giải đáp được những vấn đề sau:
- Thị trường có quan trọng hay có tiềm năng trở thành quan trọng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trong nước không?
- Khả năng quan tâm của tổ chức, doanh nghiệp trong nước và sở tại?
- Doanh nghiệp trong nước có khả năng sản xuất đáp ứng đủ nhu cầu và có khả năng cạnh tranh tại sở tại hay không?
- Những khó khăn trong việc tiếp cận thị trường sở tại là gì (hàng rào thuế quan, phi thuế, thị hiếu tiêu dùng, tiêu chuẩn an toàn vệ sinh, visa lao động…)?
- Quan hệ hợp tác kinh tế thương mại giữa Việt Nam và sở tại đang có những điều kiện thuận lợi và cơ hội thúc đẩy không?
4.2. Xác định mục tiêu của sự kiện:
- Quảng bá, xây dựng hình ảnh đất nước, con người Việt Nam, hình ảnh phát triển kinh tế – xã hội, ngành hàng, doanh nghiệp và giới thiệu sản phẩm của Việt Nam.
- Tìm kiếm đối tác (xuất nhập khẩu, đầu tư, nhập khẩu lao động, hợp tác giáo dục…)
- Tìm kiếm đại lý, các nhà phân phối hàng hóa Việt Nam vào thị trường sở tại.
- Tìm kiếm công nghệ cần nhập khẩu, các thể thức hợp tác trao đổi, chuyển giao công nghệ của sở tại….
4.3. Xác định đối tượng và thành phần tham gia:
- Tùy theo mục tiêu cụ thể, đối tượng của sự kiện xúc tiến được tổ chức có thể là rộng (doanh nghiệp, nhà đầu tư, người tiêu dùng…) hay hẹp (các nhà đầu tư, doanh nghiệp ở một ngành nghề cụ thể…). Xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp CQĐD lựa chọn được hình thức tổ chức và lên phương án chuẩn bị phù hợp.
- Có một số phương pháp giúp CQĐD xác định đúng đối tượng mục tiêu: Trước hết, CQĐD có thể tham khảo và phân loại các nhóm đối tượng đã tham dự các hội thảo, diễn đàn, hội chợ, triển lãm… đã được tổ chức trước đây tại sở tại; các nhóm đối tượng có quan tâm đến cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam (thể hiện qua các cuộc tiếp xúc, thăm dò của CQĐD với cộng đồng doanh nghiệp sở tại); các nhóm đối tượng đã hoặc đang xúc tiến các dự án đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam hoặc nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ từ Việt Nam (tiếng nói của các nhóm này là rất quan trọng vì có lợi ích trực tiếp và có nhiều ảnh hưởng tới các đối tượng khác). CQĐD cũng có thể tham khảo các cơ quan xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch của sở tại để tìm ra những nhóm đối tượng này.
- Về thành phần tham gia, ngoài các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại, tùy theo mục tiêu, yêu cầu tổ chức sự kiện, cần xác định thành phần tham gia có thể bao gồm:
- Khách mời đặc biệt: các nhà lãnh đạo Việt Nam và sở tại (trong nhiều trường hợp, sự tham dự của Lãnh đạo cấp cao tạo nên uy tín và sức cuốn hút cho sự kiện được tổ chức), các học giả, nhà nghiên cứu, diễn giả…
- Các cơ quan hữu quan trong nước và sở tại (đặc biệt là các cơ quan chuyên trách về xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch,…)
- Ngoại giao đoàn
- Các doanh nghiệp, hiệp hội trong nước và sở tại
- Đại diện các địa phương liên quan trong nước và sở tại
- Phóng viên các cơ quan truyền thông đại chúng hoặc chuyên ngành trong nước và sở tại (nếu cần)
4.4. Xác định lại loại hình sự kiện cần tổ chức
Loại hình sự kiện được lựa chọn phải phù hợp với mối quan tâm cũng như khả năng tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu và đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đặt ra. Ví dụ, các nhà đầu tư quan tâm đến các cơ hội đầu tư tại Việt Nam sẽ lựa chọn tham gia các hội thảo xúc tiến đầu tư, còn các nhà nhập khẩu sẽ quan tâm hơn đến các triển lãm giới thiệu hàng Việt Nam, trong khi khách du lịch lựa chọn tham dự Ngày Việt Nam ở nước ngoài.
4.5. Xác định chủ đề và nội dung hoạt động của sự kiện:
Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện được tổ chức. Chủ đề và nội dung của sự kiện có thể tùy theo ”đơn hàng” từ các cơ quan, doanh nghiệp trong nước hoặc trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, mối quan tâm và khúc mắc của các nhóm đối tượng mục tiêu và nội dung được chọn cần được thể hiện một cách tập trung, cụ thể và thiết thực.
Chủ đề và nội dung của sự kiện xúc tiến được tổ chức cần đáp ứng một số yêu cầu quan tâm thường xuyên nhất của các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại, thông thường tập trung vào các lợi thế cạnh tranh của Việt Nam như:
- Môi trường an ninh – chính trị ổn định, an toàn cho đầu tư kinh doanh (political factor);
- Môi trường đầu tư, kinh doanh ngày càng thông thoáng, thuận lợi với nền kinh tế tăng trưởng cao và ổn định trong nhiều năm qua (economic factor);
- Nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc với người dân thân thiện, mến khách, cởi mở và coi trọng hình ảnh đối tác tin cậy trong quan hệ quốc tế (social-cultural factor);
- Lợi thế về nguồn lao động trẻ, cần cù, khả năng tiếp thu công nghệ cao với chi phí nhân công cạnh tranh so với các nước trong khu vực (labor factor);
- Lợi thế về tiếp cận thị trường như thị trường như thị trường nội địa lớn gắn với thị trường ASEAN, gần Trung Quốc… (market access).
4.6. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện:
- Thời gian tổ chức sự kiện:
- Việc chọn lựa thời điểm phù hợp để tổ chức sự kiến sẽ quyết định số người tham dự và do đó quyết định hiệu quả của sự kiện. Thời gian tổ chức có thể kéo dài 1-2 ngày (hội thảo, diễn đàn, Ngày Việt Nam) hoặc một tuần (hội chợ, triển lãm, Tuần Việt Nam) tùy theo yêu cầu về nội dung và kinh phí.
- Có thể tổ chức vào các dịp kỷ niệm Quốc khánh hai nước, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước, nhân dịp các chuyến thăm và làm việc chính thức của các đoàn cấp cao hai nước…
- Nên tránh những thời điểm khó thu hút đông người tham dự như nghỉ hè, nghỉ cuối năm (Giáng sinh), tháng Ramadan (đối với đạo Hồi) hoặc tháng hay có mưa, bão… ở nước sở tại.
- Địa điểm tổ chức sự kiện thường ở thủ đô hoặc các trung tâm kinh tế thương mại của sở tại, có thể là tại chính trụ sở của CQĐD (nếu nhằm vào đối tượng hẹp và quy mô của sự kiện không lớn) hay các trung tâm hội nghị – hội thảo, khách sạn, trung tâm hội chợ – triển lãm…
- Nên ưu tiên những địa điểm có lợi thế về khoảng cách (khách sạn nơi có đoàn cấp cao ở, nếu không có đoàn cấp cao thì nên chọn gần nơi có đoàn trong nước hoặc nhiều đại biểu ở, nơi gần CQĐD), giao thông thuận tiện (tránh nơi hay tắt đường,…). Việc lựa chọng địa điểm cần được xác định sớm vì liên quan đến việc dự trù kinh phí tổ chức và dự kiến thời gian tổ chức (địa điểm có sẵn sàng vào thời gian đó hay không?), sự thuận tiện trong việc tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại và cả các thành phần hữu quan trong nước…
4.7. Kinh phí tổ chức:
- Nguồn kinh phí: Kinh phí tổ chức sự kiện có thể từ nguồn Ngân sách nhà nước hoặc từ tài trợ của tổ chức hoặc tư nhân (doanh nghiệp, cá nhân) hoặc kết hợp cả hai.
- Các khoản chi: Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm nhiều chi phí và cần được ước tính cụ thể để đảm bảo tính khả thi của việc tổ chức. Các khoản mục chi có thể bao gồm:
- Thuê địa điểm và các phương tiện, thiết bị kỹ thuật kèm theo;
- Chi phí ăn ở, đi lại cho khách mời nếu khách không ở tại thành phố tổ chức;
- Chi phí quảng cáo, thông báo sự kiện trên báo, đài, truyền hình của sở tại;
- Chi phí in ấn tài liệu giới thiệu, quảng bá để phân phát tại sự kiện;
- Chi phí cho các hoạt động kèm theo như chiêu đãi, văn nghệ…;
- Bồi dưỡng cho diễn giả và những người tham gia phục vụ (phiên dịch, liên lạc viên, tình nguyện viên…);
- Chi phí giao dịch với các cơ quan hữu quan của sở tại trong quá trình thu xếp tổ chức sự kiện;
- Chi phí vận động các khách mời quan trọng tham gia
- Các chi phí phát sinh khác
4.8. Phân công chuẩn bị:
- Sau khi đã hoàn thành các bước cơ bản trên, phân công chuẩn bị là khâu quan trọng và quyết định nhất, bởi nếu không có sự chuẩn bị sớm và kỹ càng về mọi mặt sẽ có thể dẫn đến kết quả là sự kiện không đạt yêu cầu đề ra và hiệu quả mong muốn.
- Cần phân công rõ ràng cán bộ đầu mối phụ trách từng mảng công việc, các trách nhiệm cụ thể và thời hạn thực hiện, người phụ trách và người thực hiện. Các nhóm phân công có thể gồm:
- Nhóm khách mời: phụ trách tổng hợp danh sách, in ấn giấy mời, thư mời, khẳng định số khách tham dự, in ấn tài liệu sự kiện, thẻ đại biểu, phụ trách bàn đăng ký, phát tặng phẩm (nếu có) và báo cáo số lượng đại biểu tham dự.
- Nhóm lễ tân-hậu cần: phụ trách các vấn đề lễ tân như đón tiễn khách, đặt địa điểm tổ chức, thực đơn chiêu đãi, đặt phòng giúp đại biểu, phụ trách xe cộ, vận chuyển khách mời và các máy móc, tài liệu, tặng phẩm, lên sơ đồ xếp chỗ ngồi, set-up phòng sự kiện,
- Nhóm nội dung: phụ trách lên chương trình, soạn bài phát biểu, trình chiếu, phối hợp với các diễn giả, khách mời phát biểu (về khẳng định tham dự, phát biểu và xin bài phát biểu, trình chiếu… cung cấp cho các đại biểu tham gia), soạn kịch bản MC, Thông cáo báo chí, tham gia tổ thư ký của sự kiện, viết báo cáo sau sự kiện…
- Nhóm kỹ thuật: làm backdrop cho sự kiện, phối hợp với khách sạn cung cấp quốc kỳ, quốc ca, quốc thiều, các hình ảnh, video clip cần trình chiếu, làm việc với nhóm kỹ thuật của khách sạn và công ty tổ chức sự kiện, lên trình tự trình chiếu trên máy chiếu,…
- Nhóm tài chính: phụ trách các vấn đề tài chính của sự kiện như lên dự trù kinh phí, duyệt hợp đồng với khách sạn, hợp đồng vận chuyển, tham gia nhóm kêu gọi tài trợ (nếu có) và làm việc với các nhà tài trợ (confirm số lượng và khả năng tham dự và tài trợ, follow up để xin tài trợ), thanh toán, tổng hợp và báo cáo thực chi sau khi hoàn thành.
- Nhóm phục vụ đoàn trong nước: Nếu có đoàn trong nước sang, nên phân công một đầu mối của CQĐD hoặc tình nguyện viên phục vụ đoàn, mỗi đoàn nên có ít nhất một đầu mối phục vụ và phối hợp. Các vấn đề cần lưu ý khi phục vụ đoàn trong nước: Thành phần đoàn, số hiệu chuyến bay, lịch bay của đoàn, đưa đón đoàn, khách sạn, phương tiện vận chuyển của đoàn, chương trình hoạt động của đoàn…
- Cũng cần thiết lập cơ chế báo cáo thường xuyên giữa các cán bộ đầu mối với thủ trưởng CQĐD để công việc chuẩn bị bảo đảm đúng tiến độ.
Bước 2. Triển khai kế hoạch:
4.9. Lên danh sách khách mời:
- Danh sách khách mời nên được đưa vào bảng excel để dễ theo dõi, follow up và in thư mời và bảng tên thông qua công cụ Letters and mailings. Danh sách khách mời có thể lấy từ Danh sách liên hệ của cán bộ và của CQĐD.
- Một file excel (workbook) gồm nhiều bảng (worksheet). Các khách mời cùng một nhóm nên được đưa vào một bảng và có một bảng tổng hợp bao gồm tất cả các khách mời.
- Các mục tối thiểu trên danh sách khách mời gồm: Số thứ tự, Họ tên, Chức vụ, Cơ quan, Điện thoại cố định, Di động, Email, Họ tên và điện thoại của Thư ký/Trợ lý, đã nhận giấy mời chưa, khẳng định tham dự.
4.10. Thông báo về sự kiện:
- Thông tin tới các đối tượng mục tiêu trong nước và sở tại về việc tổ chức sự kiện dưới hình thức thư liên lạc, họp báo, chú ý tích cực sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin, đặc biệt các dịch vụ trên mạng internet và trang web của cơ quan để quảng bá, thông tin, tiến hành các dịch vụ đăng ký qua mạng…
- Các nội dung thông báo (tối thiểu):
- Tên sự kiện, cơ quan tổ chức.
- Địa điểm và thời gian tổ chức.
- Chương trình dự kiến.
- Loại hình và mục đích của sự kiện
- Chi phí tham gia (lệ phí tham dự, chi phí thuê gian hàng, chi phí thuê khách sạn, đi lại…)
- Cách thức đăng ký và đầu mối liên lạc
- Ngoài ra còn có thể đưa thêm một số thông tin (nếu đã có) như:
- Lý do các cơ quan, địa phương, doanh nghiệp trong nước và sở tại nên tham gia
- Những sản phẩm, dịch vụ nào có thể trưng bày, những lĩnh vực nào có thể xúc tiến đầu tư của sở tại;
- Dự kiến diễn giả, thành phần và số lượng khách mời, các nước, công ty… tham gia
- Khảo sát chung về thị trường đối với những sản phẩm, dịch vụ dự kiến tham gia, trưng bày
- Diện tích mặt bằng khu hội thảo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, cách bố trí các gian trưng bày, nội dung của gian hàng (chủ đề, cách trưng bày), điều kiện vật chất cụ thể của gian hàng…
4.11. Gửi giấy mời:
- Giấy mời nên gửi trước khi sự kiện diễn ra 2 đến 3 tuần. Nếu gửi sớm quá, khả năng khách mời sẽ quên; gửi muộn quá thì khách không kịp lên chương trình để tham dự sự kiện hoặc khách mời nhận được giấy mời sau khi sự kiện xảy ra.
- Nên phân loại khách mời để đảm bảo những khách mời mục tiêu sẽ tham dự sự kiện:
- Khách VIP: Diễn giả, lãnh đạo và cán bộ các cơ quan hữu quan trong nước và sở tại, nhà tài trợ, các khách mời cần xây dựng quan hệ hoặc vận động hành lang và các khách mời quan trọng khác theo xác định của từng CQĐD cho từng sự kiện. Khách mời quan trọng là thành phần khách mời nhất định ta phải mời được đến sự kiện để đảm bảo chất lượng của sự kiện.
- Khách mời khác: Là các khách mời khác cũng cần mời đến tham dự sự kiện để đảm bảo số lượng của sự kiện.
- Giấy mời bao gồm những nội dung như thông báo sự kiện và kèm thêm:
- Chương trình dự kiến
- Giấy đăng ký tham dự (Registration form)
- Thư mời riêng do Trưởng CQĐD ký (đối với khách VIP)
- Thư mời phát biểu, tham luận tại sự kiện do Trưởng CQĐD ký (đối với diễn giả và khách mời lãnh đạo có phát biểu)
4.12. Chốt lại các bước chuẩn bị:
- Chốt danh sách, số lượng đại biểu.
- Ký hợp đồng với khách sạn, công ty vận chuyển, công ty tổ chức sự kiện…
- Tổng duyệt (nếu cần).
Bước 3. Tổ chức sự kiện
4.13. Tại sự kiện:
- Lên phân công chuẩn bị riêng cho hôm diễn ra sự kiện, các nội dung công việc bao gồm:
- Đón tiễn khách
- Trực bàn đăng ký, phát tài liệu và tặng phẩm
- Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi
- Phối hợp với khách sạn để cung cấp các thiết bị và yêu cầu phát sinh
- Phối hợp với nhóm kỹ thuật để chạy slide show, bài hát…
- Thư ký sự kiện
- Phục vụ bên trong hội trường (chuyển micro cho đại biểu, phối hợp với phiên dịch, MC, đặt bảng tên trên sân khấu….)
- Photo tài liệu sự kiện phát cho đại biểu (gồm chương trình chính thức, sơ đồ chỗ ngồi, các tài liệu quảng bá cơ bản, bài phát biểu, trình bày… của đại biểu, tặng phẩm, nếu có…)
- Cần đến trước giờ mời ít nhất 2 tiếng để kiểm tra và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật, giải quyết các vấn đề phát sinh và đón khách.
- Đón tiễn khách: Khách được đón từ cổng khách sạn (do nhân viên lễ tân khách sạn và ta đón), tại cổng Hội trường (do Trưởng CQĐD và trưởng ban tổ chức đón) và được hướng dẫn đăng ký và đến chỗ ngồi.
Bước 4. Tổng kết và theo dõi sau sự kiện:
4.14. Đánh giá kết quả
Kết quả của sự kiện xúc tiến được tổ chức thành công hay không thể hiện qua nhiều yếu tố. Có thể đánh giá căn cứ vào:
- Số lượng đại biểu tham dự (nếu con số này vượt dự tính ban đầu càng nhiều thì càng chứng tỏ sự kiện có sức thu hút lớn và có thể được tổ chức tiếp những lần sau).
- Số lượng hợp đồng hoặc số dự án, số vốn đầu tư được ký kết, cam kết tại sự kiện đó.
- Số lượng hàng hóa được tiêu thụ tại sự kiện đó.
- Qua đánh giá của báo, đài, truyền hình sở tại
- Qua thư phản ánh của một số đối tượng tham dự chọn lọc
- Qua các phiếu thăm dò ý kiến và phản hồi của những người tham dự.
4.15. Tổng kết sự kiện:
- Cập nhật lại danh sách khách mời, bổ sung thêm khách mời mới, cập nhật thông tin liên hệ hoặc nhân sự mới.
- Tổng kết số lượng đại biểu
- Tổng kết rút kinh nghiệm về tổ chức, phối hợp…
- Làm các báo cáo kết quả sự kiện, báo cáo tài chính… gửi các cơ quan trong nước
- Gửi thư cám ơn các đại biểu tham dự, đặc biệt là các đại biểu VIP và những người tham gia tổ chức.
- Có kế hoạch triển khai các kết quả đạt được
- Cần duy trì liên lạc thường xuyên với các cơ quan, doanh nghiệp đầu mối trong nước và sở tại để nắm được tình hình triển khai các kết quả thu được sau khi tổ chức sự kiện nhằm tham gia hỗ trợ, thúc đẩy khi cần thiết.
5. Những điều cần lưu ý
- CQĐD trực tiếp đứng ra chủ trì trong trường hợp việc tổ chức sự kiện đó là sáng kiến của chính cơ quan. Trong phần lớn các trường hợp, do hạn chế về nhân lực, kinh phí, CQĐD chỉ tham gia đồng tổ chức hay hỗ trợ tổ chức các sự kiện này trên cơ sở yêu cầu của các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp trong nước. Khi có nhiều cơ quan, đơn vị tham gia tổ chức, cần phân định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của CQĐD để tránh chồng chéo, bị động trong quá trình phối hợp tổ chức.
- Cần lập kế hoạch tổ chức hoặc hỗ trợ tổ chức sự kiện xúc tiến sớm để có đủ thời gian cần thiết hoàn thành các khâu chuẩn bị.
- Nên duy trì danh mục các đầu mối liên hệ phục vụ cho việc tổ chức các sự kiện xúc tiến và giữ thông tin hai chiều. Trước hết, đó là những cơ quan hữu quan (đặc biệt là những cá nhân có trách nhiệm) ở sở tại, các hiệp hội doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp có quan hệ hợp tác đầu tư, kinh doanh với Việt Nam. Kinh nghiệm thực tế cho thấy sự phối hợp thông suốt, ăn ý giữa CQĐD với trong nước là nhân tố chính bảo đảm thành công của sự kiện. Một số cơ quan đầu mối trong nước mà CQĐD cần thiết lập quan hệ phối hợp, hợp tác thường xuyên để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này là Cục đầu tư nước ngoài (Bộ Kế hoạch đầu tư), Cục Xúc tiến thương mại ( Bộ Công thương), Tổng cục Du lịch, Cục quản lý lao động ngoài nước (Bộ Lao động, Thương binh và xã hội) và Phòng Thương mại công nghiệp Việt Nam.
- Để sự kiện xúc tiến đạt hiệu quả cao nhất, trước khi lựa chọn chủ đề và nội dung cho sự kiện, cần tìm hiểu, thăm dò và đánh giá được nhu cầu, sự quan tâm của các đối tác nước ngoài. Nội dung của sự kiện cần đi vào những vấn đề đáp ứng mong đợi của họ, tránh dàn trải, lan man, chung chung, không có trọng tâm ưu tiên.
- Để khắc phục những hạn chế về kinh phí, cần chủ động, tích cực vận động các cơ quan, doanh nghiệp sở tại có lợi ích đối với việc tổ chức sự kiện đồng bảo trợ và tài trợ cho các hoạt động này (doanh nghiệp sở tại có đầu tư tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam có quan hệ đầu tư – thương mại lớn với sở tại, các công ty du lịch, hãng hàng không, khách sạn….).
Tổ chức sự kiện là loại hình quảng bá nhiều mặt, trong đó trọng tâm là kinh tế, thích hợp nhất đối với các cơ quan đại diện mới thành lập và người dân cũng như doanh nghiệp và các tổ chức chưa biết về Việt Nam nhiều. Đối với những nước có quan hệ kinh tế lớn đối với Việt Nam và doanh nghiệp khá am hiểu về Việt Nam thì không nên tổ chức loại hình này liên tục ( có thể một vài năm tổ chức một sự kiện lớn) vì đây là loại hình có tác động chủ yếu về bề rộng.
Một số doanh nghiệp cho biết họ rất mong muốn CQĐD tổ chức những ”sự kiện” nhỏ nhưng tác dụng lớn. Thí dụ như một hoặc một số ít doanh nghiệp cùng kinh doanh một lĩnh vực nhất định đã yêu cầu một số Đại sứ quán chắp nối, liên hệ với những công ty nhập khẩu liên quan ở nước sở tại và tổ chức buổi gặp mặt ở Sứ quán giữa các công ty trong và ngoài nước, sau đó đi thăm công ty, thảo luận việc nhập khẩu và hợp tác. Những sự kiện nhỏ này rất có hiệu quả cụ thể.
