Chương 8. MỘT SỐ KINH NGHIỆM PHỐI HỢP XÚC TIẾN KINH TẾ ĐỐI NGOẠI VÀ THÚC ĐẨY THỰC HIỆN CAM KẾT QUỐC TẾ

 

Xúc tiến kinh tế đối ngoại là quyền  của mọi công dân, công ty và tổ chức được nêu khá rõ trong Chỉ thị 41 của Ban Bí thư. Tuy nhiên, mỗi người, mỗi công ty, mỗi tổ chức, tùy theo khả năng, lợi ích và trách nhiệm có cách xúc tiến phù hợp. Sau đây, chúng tôi xin trình bày một số kinh nghiệm xúc tiến kinh tế đối ngoại và thúc đẩy thực hiện cam kết quốc tế dưới góc độ cán bộ được phân công làm công tác kinh tế của Bộ Ngoại giao

1. Kinh nghiệm tổ chức và đón và làm việc với  đoàn kinh tế nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam.

Đoàn kinh tế nước ngoài bao gồm (i) Các đoàn cấp cao thăm chính thức nước ta, trong đó có mục đích kinh tế, (ii) các đoàn của nhà nước và các bộ/ngành của nước ngoài vào thăm nước ta với mục đích kinh tế là chủ yếu, (iii) các đoàn gồm nhiều doanh nghiệp do Phòng Thương mại và Công nghiệp, các Hiệp hội hoặc do công ty dịch vụ nước ngoài tổ chức, (iv) các đoàn do các công ty tự tổ chức và (v) các đoàn vào làm việc hoặc thực hiện hợp đồng với các doanh nghiệp Việt Nam. Bộ Ngoại giao ta không có khả năng, nhân lực và tài chính để tổ chức và đón tất cả các đoàn kinh tế nước ngoài vào nước ta. Tùy theo tầm quan trọng, tính chất của đoàn, yêu cầu và khả năng của các đơn vị trong Bộ Ngoại giao mà chúng ta tổ chức, đón, làm việc có chọn lọc các đoàn kinh tế nước ngoài vào thăm và làm việc tại nước ta. Có những đoàn Bộ hoặc một vụ trong Bộ phải chủ trì, có những đoàn chúng ta phối hợp, có những đoàn chúng ta chỉ hỗ trợ một phần. Thông thường, các đoàn đề cập ở mục (i) và (ii), Bộ Ngoại giao có thể chủ trì, đồng chủ trì hoặc phối hợp với các bộ kinh tế khác đón. Còn lại, các đoàn nêu ở mục  (iii), (iv) và (v), Bộ ta có thể phối hợp hoặc hỗ trợ một phần khi có yêu cầu. Tuy nhiên, có những đoàn kinh tế lớn như Hội nghị Đông Á của Diễn đàn kinh tế thế giới, Hội nghị thượng đỉnh doanh nghiệp do Báo The Economist tổ chức (mục iii), Bộ Ngoại giao đã chủ trì đón, tổ chức và làm việc và đạt kết quả cao… Có thể nói không có một công thức hoặc một quy định cứng nhắc nào về các đoàn kinh tế nước ngoài Bộ Ngoại giao phải chủ trì, đồng chủ trì đón, tổ chức và làm việc. Kinh nghiệm cho thấy, việc Bộ hoặc các đơn vị trong Bộ Ngoại giao chủ trì, phối hợp hoặc hỗ trợ trong việc đón và làm việc phụ thuộc chủ yếu vào tầm quan trọng, trong đó có ý nghĩa chính trị của đoàn hoặc có những đoàn không có Bộ/Ngành nào sẵn sàng đón vì lợi ích chung. Thí dụ, đoàn kinh tế của một công ty (nêu ở mục v) nhưng do tầm quan trọng của công ty này như công ty GE (Mỹ) chẳng hạn, Bộ Ngoại giao trực tiếp chủ trì đón, tổ chức làm việc.

Quy trình đón và làm việc với các đoàn kinh tế nước ngoài thông thường gồm các bước sau:

Bước 1: Xác nhận thông tin về chuyến thăm: Sau khi nhân được thông tin về chuyến thăm qua Điện/công điện của CQĐD của ta ở nước ngoài hoặc công hàm của CQĐD nước ngoài tại Việt Nam hoặc từ thư đề xuất của của tổ chức/doanh nghiệp quốc tế,  xác định những thông tin chính  sau:

• Chức vụ của trưởng đoàn và các thành viên trong đoàn (đoàn doanh nghiệp/Bộ ngành về kinh tế hay địa phương nước ngoài vào thăm…), số lượng thành viên của đoàn, thời gian dự kiến thăm, làm việc tại Việt Nam;
• Tính chất chuyến thăm (thăm làm việc, khảo sát, trao đổi kinh nghiệm, tổ chức hội nghị, hội thảo tại Việt Nam);
• Mục đích, yêu cầu, quan tâm của khách về nội dung, gặp gỡ, trao đổi với Lãnh đạo các cấp/địa phương/doanh nghiệp của ta; văn bản dự kiến ký kết, chương trình hoạt động (khảo sát…);

Bước 2: Trao đổi không chính thức với các cơ quan đơn vị trong và ngoài Bộ liên quan (các cơ quan trung ương, địa phương, doanh nghiệp bạn yêu cầu hoặc ta thấy nên tiếp xúc, làm việc) về thời gian, nội dung, chương trình của chuyến thăm (qua điện thoại, email…), xem xét khả năng kiến nghị lãnh đạo cấp nào tiếp đoàn thì phù hợp. Thông thường các đoàn vào thường có nhu cầu được tiếp kiến lãnh đạo cấp cao của ta hoặc lãnh đạo cấp bộ, ngành, địa phương… Do đó, tuỳ từng cấp trưởng đoàn bạn, tầm quan trọng của chuyến thăm  mà  đề xuất kiến nghị phù hợp, tránh  kiến nghị lãnh đạo cấp cao của ta tiếp quá nhiều đoàn.

Bước 3: Sau khi thu thập đầy đủ thông tin và đã làm việc sơ bộ với các đầu mối có liên quan, soạn thảo tờ trình báo cáo Lãnh đạo Bộ xin chủ trương và ý kiến chỉ đạo về việc Bộ Ngoại giao làm đầu mối hay các Bộ/ngành, địa phương hoặc hiệp hội doanh nghiệp làm đầu mối. Nếu Bộ Ngoại giao làm đầu mối thì Vụ nào chủ trì, vụ nào phối hợp và nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trong Bộ. Trong tờ trình cũng kiến nghị rõ ta có thể đáp ứng toàn bộ hoặc một phần hoặc không thể đáp ứng những yêu cầu nào của  bạn, trong đó có yêu cầu về thời gian và đối tác. Trong tờ trình cũng nêu rõ vấn đề hậu cần và kinh phí.

Bước 4: Phối hợp với các Bộ/ngành, địa phương và doanh nghiệp liên quan chuẩn bị lịch, chương trình, nội dung làm việc. Triển khai  chuyến thăm, đơn vị chủ trì cần cử 1 cán bộ đi theo đoàn để phối hợp với đơn vị giải quyết công việc phát sinh và làm dự thảo tổng kết sau này.

Bước 5: Tổng kết chuyến thăm, trong đó đánh giá tổng thể, nêu rõ những  việc đã làm được, những việc chưa làm được, nguyên nhân …. Cần tránh cách đánh giá chung chung, chỉ nêu thành công, không nêu khó khăn, vướng mắc, thiếu sót để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các chuyến đi thăm sau này.

2. Kinh nghiệm tổ chức xúc tiến kinh tế đối ngoại

Xúc tiến kinh tế đối ngoại ngày  ở trong và ngoài nước ngày càng  nhiều về số lượng, phong phú về hình thức và  ngày càng chuyên nghiêp hơn. Việc Bộ Ngoại giao kết hợp với các Bộ/ngành, CQĐD, địa phương, doanh nghiệp tiến hành những hoạt động xúc tiến kinh tế đối ngoại kết hợp  với các hoạt động quảng bá  đất nước, con người, văn hóa Việt Nam và với việc vận động người Việt Nam ở nước ngoài. Các hoạt động xúc tiến  tổng hợp kết hợp chặt chẽ giữa chính trị, kinh tế, văn hóa và công tác cộng đồng đã mang lại hiệu quả cao,  tạo dấu ấn mạnh. Hình thức xúc tiến ngày càng phong phú như hội thảo, hội nghị, diễn đàn, hội chợ, triển lãm,  Ngày/Tuần Việt Nam…

2.1. Thông thường có 3 dạng xúc tiến kinh tế đối ngoại (i) xúc tiến tổng hợp cả nền kinh tế, kết hợp với chính trị, văn hóa do chính phủ chủ trì tiến hành với kinh phí của chính phủ và các nguồn kinh phí khác, (ii) các cuộc xúc tiến hẹp cho một ngành hàng do các Bộ/Ngành, hiệp hội tổ chức hoặc kết hợp cả hai với kinh phí do các công ty đóng góp và một phần trợ giúp của chính phủ, và (iii) các cuộc xúc tiến do các công ty hoặc cá nhân tổ chức với nguồn kinh phí của cá nhân, công ty kết hợp với việc vận động tài trợ của các nguồn khác.

a. Mục đích, yêu cầu:

• Các hoạt động xúc tiến KTĐN  Việt Nam ở nước ngoài do Chính phủ hoặc các cơ quan của Chính phủ chủ trì nhằm: (i) tăng cường nhận thức của công chúng sở tại về đất nước, con người, văn hoá, kinh tế Việt Nam, qua đó thực hiện mục tiêu xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch, hợp tác lao động, giáo dục, khoa học công nghệ và các hợp tác kinh tế khác ; (ii) tìm kiếm và thâm nhập thị trường xuất khẩu cho những sản phẩm, dịch vụ của Việt Nam; (iii) tìm kiếm đối tác nước ngoài đầu tư, liên doanh vào các lĩnh vực/ngành nghề/địa phương ở Việt Nam với công nghệ nguồn; (iv) tìm cách đưa đầu tư, kể cả đầu tư tư nhân của Việt Nam  ra nước ngoài.
• Để đảm bảo hiệu quả, các sự kiện xúc tiến KTĐN của các cơ quan Việt Nam cần được phối hợp chặt chẽ, tránh nhỏ lẻ, rời rạc, phân tán, mạnh ai người ấy làm. Các hoạt động này cũng  cần dần dần nâng cao tính  chuyên nghiệp, tận dụng và phối hợp được các nguồn lực (nhân lực, tài chính…) của các cơ quan, doanh nghiệp liên quan trong và ngoài nước, đồng thời cần nhằm đúng đối tượng và đúng thời điểm (cố gắng phối hợp với các cơ quan liên quan để tổ chức vào cùng một thời điểm các hoạt động quảng bá, xúc tiến tại một nước, tránh trùng lặp, chồng chéo với các hoạt động xúc tiến khác của Việt Nam  hay của nước khác diễn ra cùng thời gian hay cùng địa điểm).

b. Nội dung hoạt động:

Các sự kiện xúc tiến do Bộ Ngoại giao hoặc CQĐD chủ trì tổ chức thường có mục tiêu bao quát và toàn diện, nhằm vào đối tượng rộng. Đây là điểm khác với các sự kiện xúc tiến chuyên ngành do các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp ta tổ chức, thường nhắm vào đối tượng hẹp, gắn với mục tiêu cụ thể của địa phương, doanh nghiệp.

Những nội dung chính của hoạt động xúc tiến KTĐN

• Thành tựu, tiềm năng và triển vọng phát triển kinh tế, thương mại, đầu tư, du lịch… giữa Việt Nam  và nước đối tác;
• Giới thiệu môi trường đầu tư-kinh doanh tại VN (đây là một trong những chủ đề được các đối tác nước ngoài quan tâm nhất); Tuy nhiên, việc giới thiệu này nên cụ thể, không nên chung chung.
• Các cơ hội hợp tác kinh tế giữa Việt Nam  với nước đối tác;
• Thu hút đầu tư của các doanh nghiệp, nước sở tại vào các ngành, lĩnh vực sản xuất,  dịch vụ tại VN;
• Thu hút đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài vào các khu vực địa lý cụ thể của VN, đặc biệt là các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế mở…
• Giới thiệu thành tựu đổi mới và phát triển KT-XH, đất nước, con người, văn hoá VN (tại hội chợ, triển lãm, lễ hội);
• Giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ xuất khẩu của VN (tại hội chợ, triển lãm, lễ hội);
• Giới thiệu về một hoặc một số ngành sản xuất, xuất khẩu cụ thể của VN (ví dụ: Hội chợ hang  thuỷ sản VN; Triển lãm về ngành da giầy của VN…) (tại hội chợ, triển lãm, lễ hội);
• Giới thiệu về tiềm năng phát triển và hợp tác của một số địa phương VN (ví dụ: Triển lãm về các khu công nghiệp của VN).
• Đối với các “Ngày/Tuần Việt Nam” mang đặc thù riêng vì thường gắn với những sự kiện ngoại giao quan trọng như Quốc khánh VN, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao; nhân dịp đoàn cấp cao của VN sang thăm, làm việc. Đây là sự kiện tổng hợp, bao gồm “một số” hoặc “một chuỗi” hoạt động xúc tiến như hội thảo chuyên ngành (lao động, giáo dục, du lịch, hàng không…), diễn đàn (xúc tiến đầu tư-thương mại), triển lãm không gian văn hoá-kinh tế-xã hội, biểu diễn văn hoá-nghệ thuật, giới thiệu phim ảnh, ẩm thực…

Văn bản pháp quy: Hiện nay ta  có Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định cụ thể về các hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức tại Việt Nam.

Ngoài ra, các cơ quan có thể có văn bản hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức, cơ chế phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Bộ Ngoại giao đã ban hành Quy trình nội bộ về việc phối hợp giữa các đơn vị trong Bộ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Nhiều Bộ/Ngành, tỉnh và Thành phố đã có văn bản hướng dẫn cụ thể thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Một số điểm cần lưu ý quy định tại Quyết định 76

• Các cấp trình xin ý kiến:
  • Trình Thủ tướng  quyết định đối với hội nghị, hội thảo quốc tế (i) thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế; (ii) nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
  • Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương quyết định đối với các hội nghị, hội thảo, diễn đàn khác, tuy nhiên phải phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan, địa phương.
• Quy trình:
  • Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng : i) cần lấy ý kiến của Bộ Ngoại giao  và các cơ quan, địa phương liên quan (các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận văn bản đề nghị); (ii) trình TTCP (kèm theo đề án tổ chức) phê duyệt và đồng gửi BNG để tổng hợp, theo dõi. Thời hạn trình là ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy cần hoàn thành đề án khoảng 45-60 ngày trước khi diễn ra sự kiện để kịp gửi xin ý kiến các cơ quan liên quan và trình TTCP quyết định và triển khai việc mời, tổ  chức, hậu cần, trong đó  có vấn đề kinh phí.

• Đối với các hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan (Trung ương và địa phương) quyết định: i) cần lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan; các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong vòng 15 ngày; ii) Có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Thủ trưởng cơ quan phê duyệt . Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Định kỳ, các cơ quan chức năng của địa phương và các bộ/ngành gửi danh sách tổng hợp các hội nghị, hội thảo quốc tế cho Bộ Ngoại giao để Bộ tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ

c. Những công tác cần triển khai để tổ chức Hội nghị/Hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Công tác chuẩn bị trước Hội nghị:

Thành lập Ban tổ chức sự kiện  do một lãnh đạo có thẩm quyền phụ trách chung. Trên cơ sở đó lập các Tiểu ban/Nhóm phụ trách theo từng mảng để triển khai

• Nội dung: Xây dựng đề án báo cáo các cấp lãnh đạo có thẩm quyền
  • Chủ đề;
  • Chương trình nghị sự;
  • Diễn giả (xác định số  diễn giả; bài thuyết trình của họ; yêu cầu về set up, âm thanh của diễn giả….);
  • Xác đinh văn bản chính thức của Hội nghị (văn bản ký kết, tuyên bố chung, bản ghi nhớ…) trên cơ sở đó phối hợp với các bên tham dự hội nghị dự thảo cac văn  bản này;
  • Xác định số tham dự, khách mời.
• Lễ tân/hậu cần: Chương trình hoạt động; khách mời: đón, tiễn khách:  phân công người tại sân bay đón tiếp tại sân bay, thu xếp phòng VIP đón tiễn khách tại sân bay; thu xếp hành lý, xe cho các đại biểu; đăng ký khách sạn cho các đại biểu tham dự, địa điểm tổ chức: bố trí sắp xếp hội trường (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U…) ; trang trí hội trường; các trang thiết bị phục vụ họp: Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mic…); công tác phiên dịch; chương trình văn nghệ, chương trình phu nhân/phu quân (nếu có); quà tặng đại biểu. In ấn các tài liệu và các vấn đề khác….
• Tuyên truyền: Đề án tuyên truyền: viết bài giới thiệu sự kiện trên các các phương tiện thông tin đại chúng (trả lời phỏng vấn báo chí, thông cáo báo chí), cách thức đưa tin về sự kiện: mời các phóng viên, nhà báo; biểu ngữ khẩu hiệu trên đường phố, tại nơi tổ chức sự kiện…
• Tài chính: Lập dự toán ngân sách; Kêu gọi tài trợ.
• Y tế: Tùy tính chất và qui mô hội nghị mà có các phương án sẵn sàng về y tế: Cử bác sỹ, xe cứu thương, chuẩn bị một số cơ thuốc dự phòng, kiểm tra an toàn thực phẩm..
• An ninh: Tùy mức độ hội nghị và thành phần tham dự mà có phương án thu xếp an ninh cần thiết: cảnh sát dẫn đường, bảo vệ từ xa, cổng từ ….

Tổ chức thực hiện:

• Trước khi sự kiện diễn ra cần tổng kiểm tra/ tổng duyệt các chương trình sự kiện lần cuối.
• Theo kế hoạch phân công của các tiểu ban, các bộ phận triển khai nhiệm vụ của mình  trong thời gian diễn ra sự kiện, kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh.

Tổng kết, đánh giá: bao gồm các hoạt động sau: (i) Báo cáo kết quả hội thảo; (ii) Họp rút kinh nghiệm; (iii) Thư cám ơn các đối tác cần thiết; (iv) Triển khai ngay các kết quả của sự kiện; (v) Lưu trữ hồ sơ có liên quan  của sự kiện.

d. Các bước tiến hành xúc tiến KTĐN ở nước ngoài .

Các sự kiện xúc tiến KTĐN ở nước ngoài do các cơ quan trong nước hoặc CQĐD chủ trì thường có các bước tiến hành cụ thể sau:

Xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện

Việc xác định những mục tiêu cụ thể mang tính khả thi có ý nghĩa quyết định đối với sự thành công của sự kiện được tổ chức. Có thể lựa chọn những mục tiêu sau đây phù hợp với hình thức và thời điểm tổ chức sự kiện xúc tiến:

• Quảng bá, xây dựng hình ảnh đất nước, con người Việt Nam, hình ảnh phát triển kinh tế – xã hội, ngành hàng, doanh nghiệp và giới thiệu sản phẩm của Việt Nam.
• Tìm kiếm, thu hút các đối tác đầu tư nước ngoài vào Việt Nam.
• Tìm kiếm đại lý, các nhà phân phối, các nhà nhập khẩu hàng hoá Việt Nam vào thị trường sở tại.
• Mở thị trường xuất khẩu mới cho sản phẩm, dịch vụ của Việt Nam.
• Tìm kiếm công nghệ cần nhập khẩu, các thể thức hợp tác, trao đổi, chuyển giao công nghệ của nước sở tại.

Xác định đối tượng và thành phần tham gia

• Tùy theo mục tiêu cụ thể, đối tượng của sự kiện xúc tiến được tổ chức có thể là rộng (các doanh nghiệp, nhà đầu tư, người tiêu dùng ở nước sở tại) hay hẹp (các nhà đầu tư/các nhà phân phối một ngành hàng cụ thể…). Xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp cơ quan đại diện lựa chọn được hình thức tổ chức sự kiện cũng như chuẩn bị được các nội dung xúc tiến phù hợp.
• Có một số phương pháp giúp xác định đúng đối tượng mục tiêu: Trước hết, cơ quan chủ trì tổ chức có thể tham khảo và phân loại các nhóm đối tượng đã tham dự các hội thảo, diễn đàn, hội chợ, triển lãm… đã được tổ chức trước đây tại thị trường sở tại; các nhóm đối tượng có quan tâm đến cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam (thể hiện qua các cuộc tiếp xúc, thăm dò của cơ quan đại diện với cộng đồng doanh nghiệp sở tại); các nhóm đối tượng đã hoặc đang xúc tiến các dự án đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam hoặc nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ từ Việt Nam (tiếng nói của các nhóm này là rất quan trọng vì có lợi ích trực tiếp và có nhiều ảnh hưởng tới các đối tượng khác). Cơ quan chủ trì tổ chức sự kiện cũng có thể tham khảo các cơ quan xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch của nước sở tại để tìm  những nhóm đối tượng này.
• Về thành phần tham gia, ngoài các nhóm đối tượng mục tiêu ở nước sở tại, tuỳ theo mục tiêu, yêu cầu tổ chức sự kiện, cần xác định thành phần tham gia có thể bao gồm:
  • Ban tổ chức trong nước (trong trường hợp trong nước chủ trì);
  • Các cơ quan hữu quan trong nước;
  • Các cơ quan hữu quan ở nước sở tại (đặc biệt là các cơ quan chuyên trách về xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch…);
  • Các doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp liên quan ở  trong  và ngoài nước;
  • Đại diện các địa phương liên quan trong và ngoài  nước;
  • Khách mời đặc biệt: các nhà lãnh đạo của Việt Nam và của nước sở tại (trong nhiều trường hợp, sự tham dự của các nhà Lãnh đạo Cấp cao tạo nên uy tín và sức cuốn hút cho sự kiện được tổ chức), các học giả, nhà nghiên cứu, các diễn giả…;
  • Phóng viên của các cơ quan truyền thông đại chúng hoặc chuyên ngành ở nước sở tại và trong nước.

Tùy theo tính chất, mức độ, tầm cỡ và tài chính  của đợt xúc tiến kinh tế mà quyết định đối tượng, thành phần và số lượng người tham gia.

Xác định loại hình sự kiện cần tổ chức

Loại hình sự kiện được lựa chọn phải phù hợp với mối quan tâm cũng như khả năng tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu và bảo đảm thực hiện được các mục tiêu đặt ra. Ví dụ, các nhà đầu tư quan tâm đến các cơ hội đầu tư tại Việt Nam sẽ lựa chọn tham gia các hội thảo xúc tiến đầu tư, còn các nhà nhập khẩu sẽ lựa chọn tham dự các triển lãm giới thiệu hàng Việt Nam, trong khi các khách du lịch sẽ lựa chọn tham dự các Ngày/Tuần văn hoá – du lịch Việt Nam. Ngoài ra, cũng cần tính đến yếu tố chi phí bởi phần lớn các sự kiện xúc tiến đều cần chi phí lớn (đặc biệt là hội chợ, triển lãm).

Xác định chủ đề và nội dung hoạt động của sự kiện

• Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện được tổ chức. Chủ đề và nội dung của sự kiện có thể tuỳ theo “đơn đặt hàng” từ các cơ quan, doanh nghiệp trong nước, hoặc có thể theo sáng kiến của cơ quan đại diện trên cơ sở tìm hiểu nhu cầu, mối quan tâm của các nhóm đối tượng mục tiêu và nhu cầu cũng như khả năng đáp ứng từ trong nước. Các chủ đề và nội dung được lựa chọn cần được thể hiện một cách tập trung, cụ thể và thiết thực.
• Chủ đề và nội dung của sự kiện xúc tiến được tổ chức cần đáp ứng được một số yêu cầu quan tâm thường xuyên nhất của các nhóm đối tượng mục tiêu ở nước sở tại:
  • Tính ổn định và thân thiện của môi trường đầu tư – kinh doanh Việt Nam?
  • Việt Nam có những lợi thế gì so với các nước trong khu vực (về lao động, thị trường, tài nguyên, cơ sở hạ tầng…)?
  • Những ngành hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là gì, có lợi thế cạnh tranh như thế nào trên thị trường khu vực và thế giới?
  • Các lĩnh vực Việt Nam khuyến khích, ưu đãi đầu tư nước ngoài là gì, nếu đang có vướng mắc, Chính phủ có hướng giải quyết và có chính sách khuyến khích, ưu đãi như thế nào (thuế, đất đai, vay vốn…)?
  • Các địa điểm, sản phẩm du lịch nổi tiếng của Việt Nam, giá cả, chất lượng dịch vụ như thế nào?
• Trên cơ sở đó, chủ đề và nội dung của sự kiện xúc tiến được tổ chức phải làm nổi bật được các lợi thế so sánh, lợi thế cạnh tranh và điểm mạnh của đất nước/ngành hàng/cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam như:
  • Môi trường an ninh – chính trị ổn định, an toàn cho đầu tư kinh doanh (“Political Factor”)
  • Môi trường đầu tư, kinh doanh ngày càng thông thoáng, thuận lợi với nền kinh tế tăng trưởng cao và ổn định trong nhiều năm qua (“Economic Factor”)
  • Nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc với người dân thân thiện, mến khách, cởi mở và coi trọng hình ảnh “đối tác tin cậy” trong quan hệ quốc tế (“Social-Cultural Factor”)
  • Lợi thế về nguồn lao động dồi dào, cần cù, có tay nghề và khả năng tiếp thu công nghệ cao với chi phí nhân công thấp so với các nước trong khu vực (“Labour Factor”)
  • Lợi thế về tiếp cận thị trường như thị trường nội địa lớn gắn với thị trường ASEAN, gần Trung Quốc… (“Market Access”).

Nội dung chuẩn bị cho xúc tiến cũng cần bao gồm những khó khăn, bấp cập của một số chính sách kinh tế cụ thể, những thủ tục hành chính liên quan đến kinh doanh, những nhũng nhiễu, tham nhũng liên quan đến kinh doanh để khi các doanh nghiệp hỏi ta không bị động. Một số khó khăn, bất cập, ta có thể tính toán chủ động nêu ra.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

– Thời gian tổ chức sự kiện có thể là một – hai ngày (hội thảo, diễn đàn, Ngày Việt Nam) hoặc một tuần (hội chợ, triển lãm, Tuần Việt Nam), tuỳ theo yêu cầu về nội dung và kinh phí dành cho sự kiện. Tuy nhiên, việc lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức sự kiện sẽ quyết định số người tham dự và do đó quyết định hiệu quả của sự kiện. Có thể tổ chức vào các dịp ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước, nhân dịp các chuyến thăm làm việc chính thức của các đoàn cấp cao hai nước… Nên tránh những thời điểm khó thu hút đông người tham dự như những  kỳ nghỉ hè, nghỉ cuối năm (dịp lễ Giáng sinh), tháng Ramadan (đối với Đạo Hồi)… ở nước sở tại.

– Địa điểm tổ chức sự kiện xúc tiến thường ở thủ đô hoặc các trung tâm kinh tế thương mại của nước sở tại, có thể là tại chính trụ sở của cơ quan đại diện (nếu nhằm vào đối tượng hẹp và quy mô của sự kiện không lớn) hay các trung tâm hội nghị-hội thảo, các trung tâm hội chợ – triển lãm… tại nước sở tại. Việc lựa chọn địa điểm cần được xác định sớm vì liên quan đến việc dự trù kinh phí tổ chức và dự kiến thời gian tổ chức (địa điểm có sẵn sàng vào thời gian đó hay không?), sự thuận tiện trong việc tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu ở nước sở tại và cả các thành phần hữu quan trong nước.

Dự trù kinh phí

Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm nhiều chi phí và cần được ước tính cụ thể để bảo đảm tính khả thi của việc tổ chức. Các khoản mục cần chi có thể bao gồm:

• Thuê địa điểm và các phương tiện, thiết bị kỹ thuật kèm theo;
• Chi phí ăn ở, đi lại cho các đại biểu từ trong nước sang;
• Chi phí cho  việc mời, ăn trưa cho các đại biểu.
• Chi phí quảng cáo (trên báo, đài, truyền hình của nước sở tại);
• Chi phí in ấn tài liệu giới thiệu, quảng bá để phân phát tại sự kiện;
• Chi phí cho các hoạt động kèm theo như chiêu đãi, văn nghệ…;
• Chi phí cho những người tham gia phục vụ (phiên dịch, liên lạc viên…);
• Chi phí giao dịch với các cơ quan hữu quan của nước sở tại trong quá trình thu xếp tổ chức sự kiện;
• Các chi phí phát sinh khác.

(Cần dựa vào dự trù kinh phí của cơ quan hữu quan hoặc nghiệp vụ trong nước để đối chiếu, kiến nghị bổ sung hoặc bỏ bớt, nếu cần. Cần vận động các tổ chức, công ty liên quan ở nước sở tại đồng tổ chức hoặc tài trợ một phần cho các hoạt động này).

Phân công chuẩn bị

Sau khi đã hoàn thành các bước cơ bản trên, phân công chuẩn bị là khâu quan trọng và quyết định nhất, bởi nếu không có sự chuẩn bị sớm và kỹ càng về mọi mặt sẽ có thể dẫn đến kết quả là sự kiện không đạt yêu cầu đề ra và hiệu quả mong muốn. Cần phân công cụ thể cán bộ đầu mối phụ trách từng mảng công việc, các trách nhiệm cụ thể và thời hạn thực hiện. Đối với các sự kiện quy mô quốc gia, có sự tham gia tổ chức của cơ quan trong nước và CQĐD, cần lập một ban tổ chức (trong đó có trưởng ban nên ở cấp Thứ trưởng, Thư ký phối hợp nên ở cấp Vụ trưởng) để công tác phối hợp, thông tin được nhịp nhàng, xuyên suốt, bảo đảm việc chuẩn bị đúng tiến độ.

Triển khai kế hoạch

• Sau khi lập kế hoạch, tổ chức, phổ biến và phân công cụ thể tới các cán bộ liên quan của cơ quan.
• Liên hệ, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, địa phương doanh nghiệp hữu quan trong nước và tại nước sở tại để triển khai kế hoạch.
• Thông tin tới các đối tượng mục tiêu trong nước và ở nước sở tại về việc tổ chức sự kiện (có thể dưới hình thức thư liên lạc, họp báo; chú ý tích cực sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin, đặc biệt các dịch vụ trên mạng Internet và trang Web của cơ quan để quảng bá, thông tin, tiến hành các dịch vụ đăng ký qua mạng…). Tùy theo hình thức thông  tin mà đưa vào những nội dung sau đây cho phù hợp:
  • Tên hội thảo/diễn đàn/hội chợ/triển lãm;
  • Địa điểm và thời gian tổ chức;
  • Tên, địa chỉ liên lạc của đơn vị tổ chức;
  • Loại hình và mục đích của sự kiện;
  • Lý do các cơ quan/địa phương/doanh nghiệp trong nước và tại nước sở tại nên tham gia;
  • Những sản phẩm, dịch vụ nào có thể trưng bày; những lĩnh vực nào có thể xúc tiến đầu tư của nước sở tại;
  • Khảo sát chung về thị trường đối với những sản phẩm, dịch vụ dự kiến tham gia, trưng bày;
  • Diện tích mặt bằng khu hội thảo/hội nghị/hội chợ/triển lãm, cách bố trí các gian trưng bày, nội dung của gian hàng (chủ đề, cách trưng bày), điều kiện vật chất cụ thể của gian hàng;
  • Số lượng các nước, công ty dự kiến tham dự;
  • Chi phí tham gia (lệ phí tham dự, chi phí thuê gian hàng, chi phí thuê khách sạn, đi lại…), thời hạn và thủ tục đăng ký tham gia.

Đánh giá kết quả và thực hiện tiếp theo (follow-up)

a. Đánh giá kết quả

Kết quả của sự kiện xúc tiến được tổ chức thành công hay không thể hiện qua nhiều yếu tố. Có thể đánh giá căn cứ vào:

• Số lượng đại biểu tham dự (nếu con số này vượt dự tính ban đầu càng nhiều thì càng chứng tỏ sự kiện có sức thu hút lớn và có thể được tổ chức tiếp những lần sau).
• Số lượng hợp đồng,  hoặc số dự án, số vốn đầu tư được ký kết, cam kết tại sự kiện đó.
• Số lượng hàng hoá được tiêu thụ tại sự kiện đó.
• Qua đánh giá của báo, đài, truyền hình nước sở tại.
• Qua thư phản ánh của một số đối tượng tham dự chọn lọc.
• Qua các phiếu thăm dò ý kiến và phản hồi của những người tham dự.

b. Công việc tiếp theo (follow-up)

• Bộ Ngoại giao hoặc CQĐD làm báo cáo cấp có thẩm quyền về kết quả sự kiện.
• Rút kinh nghiệm về xây dựng và triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện xúc tiến và phổ biến tới các cán bộ của cơ quan đại diện.
• Nếu có vướng mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện, cần phản ánh với các cơ quan hữu quan trong nước và với các cơ quan hữu quan nước sở tại để rút kinh nghiệm và bảo đảm sự phối hợp, hợp tác chặt chẽ và hiệu quả hơn trong những lần tổ chức tiếp theo.
• Cần duy trì liên lạc thường xuyên với các cơ quan, doanh nghiệp đầu mối trong nước và tại nước sở tại để nắm được tình hình triển khai các kết quả thu được sau khi tổ chức sự kiện nhằm tham gia hỗ trợ, thúc đẩy khi cần thiết.

e. Một số kinh nghiệm thực tiễn và lưu ý đối với các sự kiện xúc tiến KTĐN trong và ngoài nước:

• Cần nhìn nhận thực tế là các công ty nước ngoài rất thận trọng do vậy trong và ngay cả sau đợt xúc tiến, họ tìm hiểu, đánh giá, đặt quan hệ  là chính, chứ chưa ký kết hoặc hứa hẹn cụ thể ngay. Cán bộ ngoại giao cần thông tin để các doanh nghiệp Việt Nam không nên quá kỳ vọng vào kết quả cụ thể có thể có trong đợt xúc tiến.
• Cán bộ ngoại giao cần đề nghị các doanh nghiệp tham gia các hoạt động xúc tiến tương tự cần chuẩn bị rất chi tiết về năng lực, nhu cầu và khả năng hợp tác. Các báo cáo của các quan chức, bộ và hiệp hội ngoài hoạch định vĩ mô cũng cần có những số liệu, chính sách chi tiết để giải đáp được những câu hỏi. Cần tránh trả lời chung chung, không trực tiếp đi vào câu hỏi, gây hiệu ứng ngược không tốt với các đối tác.
• Lựa chọn các hội chợ để tham gia hoạt động xúc tiến thương mại, và tiếp tục cùng doanh nghiệp tham gia  để xây dựng thương hiệu có hệ thống;
• Cần có sự chuẩn bị chu đáo, bắt đầu từ khâu lập kế hoạch. Xác định rõ mục tiêu và lên kế hoạch tổ chức (tổ chức dưới hình thức nào, quy mô ra sao, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và phân công cụ thể). Ví dụ, sự kiện “Gặp gỡ Việt Nam” tổ chức tháng 9/2009 tại Hoa Kỳ có sự tham dự của các cơ quan trung ương và địa phương, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, các cơ quan đối tác nước ngoài nên cần có sự chuẩn bị tốt, phân công công việc rõ ràng, chương trình cụ thể;
• Trong quá trình chuẩn bị, ta cần xác định rõ đầu mối chuẩn bị nội dung, lễ tân, hậu cần, tuyên truyền, quảng bá và cơ chế phối hợp (cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp). Tại sự kiện Gặp gỡ Việt Nam, các địa phương tham gia xây dựng chương trình, chuẩn bị chương trình gặp gỡ song phương, chuẩn bị nội dung phát biểu và tài liệu tại diễn đàn đầu tư để quảng bá, giới thiệu tiềm năng của địa phương, vận động các doanh nghiệp địa phương tham dự… Cơ quan đầu mối về lễ tân, hậu cần hỗ trợ công tác hậu cần của các đại biểu tham dự, đảm bảo các đại biểu đi lại dễ dàng và hạn chế các rủi ro phát sinh (các đại biểu đi nhiều chuyến khác nhau gặp khó khăn trong việc đưa đón, không ở tập trung  hoặc ở khách sạn quá xa, có chương trình riêng nhưng không thông báo với cơ quan đầu mối…)
• Xuyên suốt quá trình chuẩn bị, các cơ quan nên lập danh sách đầu mối và danh mục và thời gian các việc cần làm (checklist) để tiện liên lạc và phối hợp công việc. Các địa phương cần phân bổ nguồn nhân lực phù hợp, xác định rõ đầu mối về nội dung, đầu mối về lễ tân, hậu cần. Nên chọn các cán bộ có kinh nghiệm, nhanh nhẹn, biết ngoại ngữ. Nên bố trí một vài số điện thoại quốc tế (roaming) để tiện liên lạc khi ở nước ngoài.
• Trước khi sự kiện diễn ra, cần có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung (đúng hạn và chất lượng), chương trình cũng như công tác lễ tân, hậu cần.

(i) Về nội dung, chú ý thời lượng phát biểu của từng diễn giả. Thời gian dành cho từng diễn giả không nên quá dài,  thông thường nên là 15 phút. Nên bố trí phần hỏi đáp.

(ii) Phiên dịch đóng vai trò rất quan trọng trong hội nghị hội thảo quốc tế nên cần chuẩn bị kỹ, đảm bảo phiên dịch có chất lượng, chính xác và phù hợp với sự kiện. Đảm bảo âm thanh và micro hoạt động tốt trong khi diễn ra sự kiện. Vì thế, nên kiểm tra âm thanh và micro ngay trước khi hội thảo diễn ra và bố trí kỹ thuật viên trực trong hội nghị. Trừ Lãnh đạo cấp cao và một số Bộ trưởng, các diễn giả khác nên trực tiếp sử dụng tiếng Anh trong thuyết trình và trả lời câu hỏi.

(iii) Về chương trình: nếu bố trí chiêu đãi, biểu diễn văn nghệ thì luôn có phương án dự phòng, đề phòng các rủi ro có thể xảy ra.

(iv) Về quà tặng: đối tượng được tặng thường là khách quốc tế vì thế nên chọn quà có tính văn hóa Việt Nam ( diện tặng loại quà này cũng không nên quá đông).

(v) Về hậu cần: nên trình sớm thành phần tham dự và tham khảo ý kiến  về các thủ tục cần thiết liên quan đến việc xin thị thực, hộ chiếu. Ví dụ, tại hội nghị xúc tiến đầu tư tại Đức (tháng 9/2011) với sự tham dự của 06 địa phương (Đà Nẵng, Hải Phòng, Quảng Ninh, Ninh Thuận, Hà Nội, Tp. HCM), cán bộ Bộ Ngoại giao đã gặp rất nhiều khó khăn do các địa phương gửi quyết định chậm, gây khó khăn trong việc xin thị thực đi Đức. Cụ thể, một cán bộ đoàn Hà Nội đã không thể tham gia đoàn do có quyết định quá sát ngày đi, không kịp xin thị thực.

• Ngay trước khi sự kiện diễn ra, đảm bảo các nội dung, tài liệu đã được phát cho đại biểu, tài liệu trình bày (powerpoint) được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo các đại biểu trong đoàn nắm rõ chương trình (tập trung ở đâu, thời gian như thế nào…); Cần thông báo với cơ quan đầu mối khi có các vấn đề phát sinh (xuất hiện các hoạt động ngoài chương trình, các đối tác tiềm năng, các cơ hội hợp tác đã đạt được);
• Sau khi sự kiện kết thúc, cần xây dựng báo cáo và gửi cho cơ quan chủ trì (thường là cơ quan xây dựng báo cáo cuối cùng trình lãnh đạo cấp cao) cũng như các cơ quan liên quan để triển khai, phối hợp theo dõi.
• Về tài chính, nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo của ta là rất lớn tuy nhiên nguồn tài chính của ta có hạn. Chính vì thế, xã hội hóa là xu thế tất yếu để tận dụng nguồn lực, phục vụ cho mục đích phát triển Việt Nam. Tuy nhiên, nên cân nhắc kỹ mức độ xã hội hóa cho phù hợp với tính chất, nội dung hội nghị, hội thảo.
• Cơ quan đại diện trực tiếp đứng ra chủ trì trong trường hợp việc tổ chức sự kiện đó là sáng kiến của chính cơ quan. Trong phần lớn các trường hợp, do hạn chế về nhân lực, kinh phí, cơ quan đại diện chỉ tham gia đồng tổ chức hay hỗ trợ tổ chức các sự kiện này trên cơ sở yêu cầu của các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp trong nước. Khi có nhiều cơ quan, đơn vị tham gia tổ chức, cần phân định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của cơ quan đại diện để tránh chồng chéo, bị động trong quá trình phối hợp tổ chức sự kiện.
• Cần lập kế hoạch tổ chức hoặc hỗ trợ tổ chức sự kiện xúc tiến sớm để có đủ thời gian cần thiết hoàn thành các khâu chuẩn bị.
• Nên duy trì danh mục các đầu mối liên hệ phục vụ cho việc tổ chức các sự kiện xúc tiến và giữ thông tin hai chiều. Trước hết, đó là những cơ quan hữu quan (đặc biệt là những cá nhân có trách nhiệm) ở nước sở tại, các hiệp hội doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp có quan hệ hợp tác đầu tư kinh doanh với Việt Nam. Kinh nghiệm thực tế cho thấy sự phối hợp thông suốt, ăn ý giữa cơ quan đại diện với trong nước là nhân tố chính bảo đảm thành công của sự kiện. Một số cơ quan đầu mối trong nước mà cơ quan đại diện cần thiết lập quan hệ phối hợp, hợp tác thường xuyên để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này bao gồm Cục Xúc tiến thương mại (Bộ Thương mại), Cục Đầu tư nước ngoài (Bộ Kế hoạch – Đầu tư), Tổng cục Du lịch, Cục Quản lý lao động ngoài nước (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội) và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
• Để sự kiện xúc tiến đạt hiệu quả cao nhất, trước khi lựa chọn chủ đề và nội dung cho sự kiện, cần tìm hiểu, thăm dò và đánh giá được nhu cầu, sự quan tâm của các đối tác nước ngoài. Nội dung của sự kiện cần đi vào những vấn đề đáp ứng mong đợi của họ, tránh dàn trải, lan man, không có trọng tâm, ưu tiên.
• Để khắc phục hạn chế về kinh phí, cần chủ động, tích cực vận động các cơ quan, doanh nghiệp ở nước sở tại có lợi ích đối với việc tổ chức sự kiện đồng bảo trợ và tài trợ cho những hoạt động này.

3. Kinh nghiệm xây dựng quan hệ và vận động hành lang. 

Trong chương 6, chúng tôi đã trình bày một số kinh nghiệm xây dựng quan hệ và vận động hành lang,  dành cho cán bộ ngoại giao thuộc các cơ quan đại diện.  Chúng tôi nghĩ  kinh nghiệm xây dựng quan hệ và vận động hành lang của cán bộ ngoại giao trong nước về cơ bản cũng giống như việc xây dựng quan hệ và vận động hành lang của cán bộ cơ quan đại diện tại nước ngoài. Do đó, các cán bộ ngoại giao trong nước có thể tham khảo một số  kinh nghiệm xây dựng quan hệ và vận động hành lang được trình bày trong chương 6 cuốn sách này. Trong cuốn sách này, chúng tôi chỉ đề cập tới việc  xây dựng quan hệ với cá nhân và tổ chức nước ngoài ( việc này không có nghĩa là xây dựng quan hệ với cá nhân và tổ chức trong nước không quan trọng). Tuy nhiên, việc xây dựng quan hệ và vận động hành lang của cán bộ trong nước có một số điểm khác so với cán bộ ngoại giao ở nước ngoài, cụ thể:

3.1. Về đối tượng.

Đối tượng cán bộ ngoại giao tại các cơ quan đại diện cần xây dựng chủ yếu là Bộ Ngoại giao ( Vụ khu vực, một số vụ liên quan khác), các Bộ/ ngành liên quan, trong đó có các bộ ngành kinh tế đối ngoại ( Bộ Công thương, Phòng Thương mại và Công nghiệp), một số nhân vật trong chính giới, tài giới, học giả và cơ sở nghiên cứu tại nước sở tại, các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp đang kinh doanh với Việt Nam, các thành phố và vùng miền lớn của nước sở tại …. Trong khi đó, đối tượng xây dựng quan hệ của cán bộ ngoại giao trong nước chủ yếu là các cơ quan đại diện của nước ngoài và các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, các hiệp hội, phòng công nghiệp và thương mại, các công ty  lớn của nước ngoài đặt tại Việt Nam, các quan chức liên quan  của Bộ Ngoại giao, các Bộ /Ngành kinh tế nước ngoài liên quan đến Việt Nam và liên quan đến các vấn đề mà cán bộ ngoại giao đang làm.

Tùy theo chức vụ và vị trí công tác ở cơ quan đại diện hoặc Bộ Ngoại giao mà đối tượng cần xây dựng quan hệ theo chiều rộng hay theo chiều sâu. Thông thường, một cán bộ ngoại giao tại cơ quan đại diện cần xây dựng quan hệ với nhiều người nước ngoài hơn là một cán bộ ngoại giao cùng cấp trong nước. Nhưng một cán bộ ngoại giao trong nước lại có thể xây dựng quan hệ sâu hơn, lâu dài hơn với đối tác nước ngoài ở Viêt Nam cũng như ở các nước liên quan trong một số vấn đề nhất định. Có hiện tượng này một phần vì cán bộ ngoại giao ta chỉ công tác ở nước ngoài với nhiệm kỳ 3 năm, sau đó không những rời đất nước đó mà còn chuyển sang  làm công việc khác hẳn, trong khi đó cán bộ ngoại giao trong nước thông thường làm một loại công việc khá lâu.

3.2. Về lĩnh vực

Do cơ quan đại diện ít người, một cán bộ ngoại giao phải phụ trách nhiều lĩnh vực, cần làm việc, vận động, thuyết phục đối tác nước ngoài trên nhiều lĩnh vực khác nhau ( theo chỉ đạo trong nước và theo yêu cầu của nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân trong nước). Trong khi đó, cán bộ ngoại giao kinh tế trong nước làm những mảng việc hẹp hơn nhưng sâu hơn.

Mối tương tác giữa thiết lập quan hệ và vận động hành lang:

• Xây dựng quan hệ và vận động hành lang có mối quan hệ nhân quả: nếu quan hệ được xây dựng trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau, tôn trọng lợi ích của nhau thì sẽ thiết lập và duy trì được quan hệ tốt, cơ sở để tạo thuận lợi cho vận động hành lang có kết quả theo phương thức cùng chia sẻ lợi ích và ngược lại kết quả của vận động hành lang giúp củng cố thêm những mối quan hệ đã có.
• Nếu xây dựng quan hệ là cả một quá trình tìm hiểu và xây dựng lòng tin được tiến hành có kế hoạch và có chọn lọc đối tượng thì vận động hành lang là một hoạt động tác nghiệp bị hạn chế trong khuôn khổ thời gian và không gian nhất định. Vận động hành lang đòi hỏi phải nắm vững nội dung và bản chất vấn đề thì mới có khả năng thuyết phục cao, phải dự kiến nhiều phương án và mức độ thoả thuận và cách thức thoả hiệp cũng đòi hỏi phải linh hoạt trong giới hạn cho phép.
• Vì vậy, kỹ năng xây dựng quan hệ và vận động hành lang không chỉ là sự khôn khéo trong giao tiếp và thương lượng mà phải dựa trên nghiên cứu sâu, biết những điều nên làm và nên tránh, biết mình, biết người, biết nhân nhượng, thậm chí thoả hiệp, biết những giới hạn không nên vượt quá.

4. Kinh nghiệm thúc đẩy các cam kết, thoả thuận kinh tế quốc tế.

Thực hiện đường lối đối ngoại đa phương hoá, đa dạng hoá và chủ trương hội nhập kinh tế quốc tế, những năm gần đây số lượng hiệp định, thỏa thuận, cam kết kinh tế của ta với các nước và các tổ chức kinh tế quốc tế tăng lên nhanh chóng. Hàng năm, hàng loạt các chuyến thăm của lãnh đạo cấp cao của nước ta ra nước ngoài và của nước ngoài vào nước ta, thêm vào đó, các hội nghị Ủy ban hỗn hợp nước ta với các nước và các cuộc thương lượng kinh tế đa phương tự do hóa thương mại, đầu tư đưa đến nhiều  hiệp định, cam kết, thỏa thuận kinh tế song phương và đa  phương. Tuy nhiên, việc thực hiện các hiệp định, cam kết, thảo thuận kinh tế của nước ta với các nước còn nhiều hạn chế. Những thỏa thuận, cam kết cứng theo lộ trình cụ thể (buộc phải thực hiện), ta đã thực hiện nghiêm chỉnh. Song những thỏa thuận mềm, không có chế tài bắt  buộc và không quy định thời gian cụ thể, đặc biệt những thỏa thuận trong các cuộc họp của Ủy ban liên chính chủ, việc thực hiện thường không đầy đủ và chỉ đạt kết quả thấp. Do vậy, chúng ta có yêu cầu lớn phải thúc đẩy thực hiện các thỏa thuận cam kết kinh tế quốc tế nhằm tạo thuận lợi và đẩy nhanh quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta đạt kết quả cao.

Nhằm đảm bảo các cam kết và thoả thuận quốc tế đã ký kết được triển khai có hiệu quả, tháng 2 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ đã giao Bộ Ngoại giao làm đầu mối phối hợp với các Bộ, ngành liên quan rà soát, đôn đốc và định kỳ hàng quý báo cáo về tình hình triển khai và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện các thoả thuận, cam kết kinh tế quốc tế, đặc biệt  trong khuôn khổ các chuyến thăm của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước và Chính phủ.

Thực hiện ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Ngoại giao đã phối hợp chặt chẽ với các Bộ, ngành, doanh nghiệp rà soát các điều ước và thoả thuận quốc tế và đề xuất cơ chế, biện pháp đôn đốc và theo dõi thực hiện các cam kết quốc tế.

Trong nội bộ Bộ Ngoại giao, Vụ Tổng hợp Kinh tế có nhiệm vụ phối hợp với các Vụ khu vực theo dõi, đôn đốc tình hình triển khai các điều ước và thoả thuận kinh tế quốc tế được ký kết nhân dịp các chuyến thăm cấp cao của Đảng, Chính phủ, Nhà nước. Vụ Luật pháp Quốc tế được phân công theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các điều ước và thoả thuận quốc tế.

Do số lượng các cam kết, thoả thuận kinh tế quốc tế của Việt Nam từ trước khi được giao nhiệm vụ là rất lớn vì thế chúng tôi đã lấy mốc khởi điểm là các cam kết, thoả thuận kinh tế quốc tế được ký kết từ năm 2007, tức là từ khi ta gia nhập WTO và bước vào giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng.

Về quy trình thực hiện, Bộ Ngoại giao tiến hành cập nhật tình hình ký kết các cam kết, thỏa thuận kinh tế quốc tế, cụ thể là các cam kết được ký mới nhân dịp các chuyến thăm cấp cao. Trên cơ sở đó, Bộ Ngoại giao thông báo với các Bộ, ngành cũng như các tập đoàn liên quan, đề nghị rà soát tình hình triển khai các cam kết, thoả thuận quốc tế đã ký.

Một số hạn chế, khó khăn trong việc đôn đốc triển khai các thoả thuận, cam kết quốc tế:

Sự phối hợp công tác giữa Bộ Ngoại giao và các Bộ, ngành nhìn chung nhịp nhàng, xuyên suốt. Một số các Bộ, ngành chủ quản thực hiện tốt việc rà soát và thông báo tình hình triển khai các cam kết, thoả thuận kinh tế quốc tế cho Bộ Ngoại giao, ví dụ như Bộ Công Thương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Ngân hàng Nhà nước, các tập đoàn kinh tế nhà nước. Cơ chế trao đổi thông tin giữa các Bộ, ngành trên với Bộ Ngoại giao cũng khá tốt, có đầu mối cụ thể, rõ ràng và thông tin kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, việc báo cáo thường gặp một số khó khăn  do số lượng cam kết, thoả thuận kinh tế quốc tế của ta càng ngày càng nhiều, đa lĩnh vực, nhiều ngành quản lý, triển khai nên khó theo dõi hết ( nhiều Bộ/ Ngành còn báo cáo chung chung, chưa đi vào cụ thể những điểm cụ thề theo thời gian). Công tác rà soát, đôn đốc còn gặp một số khó khăn do các đối tác nước ngoài còn bị động, chậm trễ trong việc triển khai các thoả thuận hợp tác với ta, nhất là trong bối cảnh khủng hoảng tài chính, kinh tế toàn cầu. Bên cạnh đó, một số cơ quan đầu mối của ta vẫn chưa  chủ động trong việc triển khai các cam kết, thoả thuận thuộc lĩnh vực phụ trách. Các cơ quan đại diện của ta đã phản ánh về việc đối tác nước ngoài phàn nàn về việc triển khai các thoả thuận diễn ra quá chậm, một số hiệp định đã có hiệu lực song chưa được triển khai do chưa được quan tâm đúng mức hoặc còn thiếu thủ tục phê chuẩn và kiến nghị hai bên cần có nhiều nỗ lực và biện pháp hữu hiệu để thúc đẩy.

5. Tham gia đàm phán kinh tế quốc tế:

Sau khi chiến tranh lạnh kết thúc, đàm phán và thương lượng kinh tế ngày càng nổi lên và chiếm phần lớn trong đàm phán quốc tế nói chung.

Ngoại giao của các nước đều tích cực phục vụ và trực tiếp tham gia vào các cuộc đàm phán này. Đàm phán và thương lượng kinh tế đều nhằm mục đích đi đến những thoả thuận các bên hữu quan có thể chấp nhận được trên cơ sở chia sẻ, cân bằng, điều hoà lợi ích, tuỳ theo tương quan lực lượng để có thể cùng thắng. Có những cuộc đàm phán, thương lượng ngắn chỉ vài ba ngày là kết thúc với kết quả hai bên đều có thể chấp nhận được. Song cũng có những cuộc đàm phán, thương lượng kéo dài tới gần chục năm như đàm phán, thương lượng trong các tổ chức quốc tế (các vòng của GATT/WTO…).

Kỹ năng đàm phán thương lượng kinh tế đã được nghiên cứu trình bày cập nhật rộng rãi, tỉ mỉ bởi nhiều tác giả nổi tiếng trong nhiều sách nghiên cứu, giáo khoa trên thế giới. Nội dung đề cập của cuốn sổ tay này chỉ giới hạn vào một số vấn đề tác nghiệp thường gặp và có tính chất thực tiễn về quy trình làm việc phù hợp với chức năng và phạm vi của công tác NGKT của người cán bộ ngoại giao.

5.1 Một số điểm cần chú ý trong đàm phán song phương.

a. Xác định mức độ tham gia: trực tiếp tiến hành đàm phán và thương lượng theo sự ủy nhiệm của Chính phủ (có hay không có sự tham gia của ngành chức năng trong nước); thành viên của đoàn chính phủ; hỗ trợ cho đoàn chính phủ, địa phương hoặc doanh nghiệp.

b. Tiến hành chuẩn bị gồm năm khâu:

• Nghiên cứu nắm vững mục đích, yêu cầu của đàm phán thương lượng, nội dung chính của dự thảo văn bản sẽ thảo thuận (của ta và của nước sở tại), nhất là về những vấn đề cần thương lượng, những vấn đề nhạy cảm của ta và bạn.
• Xây dựng hồ sơ cụ thể từng vấn đề sắp thương lượng gồm các phương án cao/thấp cần đạt được, các mức độ nhân nhượng, thỏa hiệp, đánh đổi mà cơ quan hữu quan trong nước đã chuẩn bị; đánh dấu những điểm cơ quan đại diện cần tìm hiểu thêm và có ý kiến tham vấn.
• Dự kiến những vấn đề nước sở tại có quan điểm hoặc yêu cầu cứng rắn và những vấn đề có thể thương lượng, nhân nhượng, thoả hiệp hoặc đánh đổi.
• Nghiên cứu về đoàn nước sở tại: trưởng đoàn, các chuyên gia, nhất là người có tiếng nói có trọng lượng trong đoàn đối tác, đặc biệt những người có thể tiếp xúc, vận động và thương lượng hành lang.
• Thống nhất nội bộ trong đoàn của ta về nội dung, phương châm, sách lược đàm phán thương lượng và lĩnh vực cơ quan đại diện có khả năng và có trách nhiệm tham gia đóng góp hoặc hỗ trợ (tham vấn, vận động, tham gia thương lượng) trên cơ sở tầm nhìn toàn diện và dài hạn về quan hệ giữa hai nước.

c. Trực tiếp tham gia, hỗ trợ quá trình đàm phán thương lượng.

• Bảo đảm thông tin hai chiều thông suốt với trong nước và giữ bí mật các thông tin nói trên.
• Duy trì nề nếp giao ban, đánh giá kết quả đàm phán thương lượng hàng ngày.
• Tiến hành các cuộc tiếp xúc vận động hành lang, cần thiết kể cả tổ chức bữa ăn thân mật giữa hai đoàn hoặc một số cán bộ của hai đoàn nếu cần.
• Khi xuất hiện những khó khăn (từ vướng mắc đến bế tắc) cần xin ý kiến của trưởng đoàn ta về nội dung, phương hướng, kế sách tháo gỡ với sự thống nhất trong toàn đoàn và phân công trách nhiệm thực hiện.
• Phát huy vai trò của trưởng đoàn trong việc tạo bầu không khí hợp tác, thiện chí trong đàm phán thương lượng vì triển vọng lâu dài trong quan hệ hợp tác nhiều mặt giữa hai nước.

d. Tham vấn việc lựa chọn những kỹ năng đàm phán thương lượng kinh tế phù hợp với quan hệ hai nước theo hướng:

• Vừa bảo vệ lợi ích của ta vừa coi trọng quan hệ lâu dài.
• Vừa hợp tác vừa đấu tranh, đấu tranh để hợp tác tốt hơn trên cơ sở bình đẳng, cùng có lợi.
• Vận dụng thủ thuật đàm phán thương lượng phù hợp với quan hệ đối tác và đối tác tin cậy…

e. Kết thúc đàm phán và đánh giá kết quả: Rà soát lại dự thảo văn bản cuối cùng, nhất là văn bản tiếng nước ngoài có giá trị với cả hai bên để có thể thương lượng bổ sung trước khi ký, với yêu cầu:

• Không để tồn tại bất cứ nội dung diễn đạt nào có thể hiểu theo nhiều cách không có lợi cho phía ta. Nếu có sự mập mờ thì yêu cầu làm rõ trong phần “định nghĩa các thuật ngữ dùng trong văn bản”(thường nằm ở phần mở đầu của các thoả thuận).
• Rà soát kỹ phần chế tài, giải quyết tranh chấp,  xem đã thể hiện đầy đủ sự chỉ đạo cụ thể của  trong nước chưa?.
• Tham vấn về hình thức đàm phán thương lượng cuối cùng thích hợp với tình hình thực tế và có khả năng giải quyết nhanh chóng các vấn đề đặt ra như:
  • Họp làm việc với thành phần có giới hạn (thường là giữa các quan chức, chuyên viên cấp cao).
  • Gặp gỡ không chính thức hoặc chính thức giữa các trưởng đoàn, nếu cần, để hai bên hiểu biết sự quan tâm của nhau và xúc tiến công việc của các quan chức, chuyên viên cấp cao.
  • Cuộc họp của những quan chức được uỷ nhiệm để xem xét lần cuối văn bản thoả thuận và ký tắt.

g. Sau khi ký kết thoả thuận, trưởng đoàn Việt Nam, thủ trưởng cơ quan đại diện và các cán bộ ngoại giao tham gia đàm phán thương lượng của đoàn trong nước cũng như tại CQĐD cần có cuộc họp đánh giá kết quả và nêu những việc cần làm tiếp, trong đó có:

• Đánh giá của trưởng đoàn về kết quả đàm phán thương lượng và dự kiến kế hoạch triển khai thực hiện thoả thuận.
• Nhận xét của trưởng đoàn về sự đóng góp của cơ quan đại diện (tham gia, hỗ trợ, tham vấn…) và yêu cầu sự hỗ trợ tiếp theo.
• Đánh giá của thủ trưởng cơ quan đại diện về ý nghĩa và tác động của kết quả đàm phán thương lượng đối với việc tăng cường, mở rộng quan hệ hợp tác giữa hai nước và thoả thuận về những khả năng hỗ trợ việc thực hiện thoả thuận theo chức năng và phạm vi hoạt động của cơ quan đại diện.

Ghi chép về cuộc họp này sẽ được lưu giữ trong hồ sơ kinh tế của cơ quan đại diện và là cơ sở để báo cáo về Bộ Ngoại giao.

h. Đối với các cuộc đàm phán thương lượng về hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp hai nước, cơ quan đại diện hỗ trợ chủ yếu về thông tin địa bàn, đối tác, và đối thủ cạnh tranh (nếu có thể). Ngoài việc thông báo cho đoàn trong nước về tình hình quan hệ hợp tác giữa hai nước, cơ quan đại diện có thể lưu ý đoàn về tập quán đàm phán thương lượng kinh tế của nước sở tại. Về mặt kỹ năng, cơ quan đại diện có thể giúp rà soát văn bản thoả thuận trước khi ký kết và tham vấn về các điều khoản có tính ràng buộc và giải quyết tranh chấp nếu đoàn có yêu cầu.

5.2.Một số điểm cần chú ý trong đàm phán đa phương

Cán bộ ngoại giao trong và ngoài nước có nhiệm vụ tham gia, hỗ trợ các đoàn  của chính phủ tham gia các đoàn đàm phán, thương lượng đa phương trong các tổ chức khu vực và  toàn cầu về kinh tế – tài chính – thương mại  (bao gồm cả liên khu vực, tiểu khu vực) mà nước ta là thành viên (hoặc là nước đối tác). Mục tiêu bao trùm của ta là bảo vệ và đưa được lợi ích liên quan của dân tộc ta vào trong tổ chức đó. Lợi ích của dân tộc ta theo nghĩa rộng là ổn định, hòa bình và phát triển, các điều kiện quốc tế thuận lợi để phát triển kinh tế trong nước, đến nghĩa hẹp hơn là phục vụ sự phát triển của những ngành kinh tế liên quan trong nước, đến những dự án cụ thể cho đất nước …..

Quá trình toàn cầu hóa và nhất thể hóa về kinh tế quốc tế ngày càng mạnh đã thúc đẩy thương lượng kinh tế đa phương ngày càng phát triển với nhiều cấp độ khác nhau và với nhiều hình thức ngày càng phong phú. Về toàn cầu, đàm phán thương lượng trong hệ thống Liên hợp quốc, thông thường theo các nhóm các nước phát triển và Nhóm 77, các tổ chức toàn cầu như Tổ chức thương mại thế giới …. Vê liên khu vực, có các tổ chức như APEC, Hiệp định đối tác chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP). Về khu vực và tiểu khu vực có ASEAN – AFTA , các tổ chức trong Tiểu vùng Sông Mê Công mở rộng, Tam giác phát triển Việt-Lào- Campuchia, Cơ chế CLMV ( Campuchia, Lào, Miến Điện, Việt Nam) …..

Các tổ chức khác nhau có cách và thủ tục đàm phán khác nhau như thương lượng theo nhóm, nhóm lợi ích trong những vấn đề khác nhau, tham vấn chuyên gia, gặp gỡ chính thức và không chính thức với các cấp khác nhau …. Vì lẽ đó, cán bộ tham gia hoặc hỗ trợ đàm phán, đặc biệt là cán bộ ngoại giao trong và ngoài nước phải hiểu rõ và cụ thể thủ tục đàm phán (luật chơi của tổ chức đó). Sự khác nhau giữa kỹ năng đàm phán song phương và đa phương có lẽ ở (i) cách, thủ tục đàm phán ( luật chơi), (ii) đối tượng đàm phán song phương hẹp, chỉ có ta và bạn với 2 loại lợi ích khác nhau, trong khi đó đối tượng đàm phán đa phương rộng hơn với nhiều đối tượng khác nhau với lợi ích khác nhau.

Kỹ năng đàm phán song phương và đa phương cơ bản giống nhau, người đàm phán phải hiểu lợi ích của mình và của đối tác, đảm bảo cùng thắng. Thông thường, các nước có sức mạnh kinh tế lớn hơn thường chủ trương và cố gắng đạt được lợi ích lớn hơn nhiều so với đối tác, thậm chí làm cho đối tác không được lợi gì khi đi đến kết quả cuối cùng. Những người tham gia đàm phán và hỗ trợ đàm phán phải rất chú ý tới điểm này vì chúng ta là nước có trình độ phát triển thấp, GDP/ người thấp.

Cán bộ ngoại giao tham gia hoặc hỗ trợ đàm phán cần kết hợp giữa kinh tế và chính trị, giữa lợi ích cụ thể và lợi ích tổng thể, vận động để đạt được những điều khoản bảo vệ được lợi ích kinh tế của đất nước. Nhân nhượng, đánh đổi cũng là phương pháp được những người đàm phán thường sử dụng song phải đảm bảo nguyên tắc lợi ích tổng thể phải được bảo vệ và tăng cường.

Hiện nay đã có rất nhiều sách, báo nghiên cứu và đề cập những vấn đề có thể nảy sinh do thiếu  sự hiểu biết  lẫn nhau về mặt văn hoá và tập quán trong thương lượng đàm phán quốc tế (xin xem các tài liệu về “Cross – cultural negotiations”).

Đàm phán thương lượng kinh tế với đối tác nước ngoài là cả một quá trình, có khi phải trải qua nhiều giai đoạn và phải biết giành thắng lợi từng bước.