Chương 6. KINH NGHIỆM XÂY DỰNG QUAN HỆ, VẬN ĐỘNG HÀNH LANG, XÚC TIẾN VÀ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH TRONG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

Chương 6. KINH NGHIỆM XÂY DỰNG QUAN HỆ, VẬN ĐỘNG HÀNH LANG, XÚC TIẾN

VÀ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH TRONG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

Kỹ năng giúp cán bộ ngoại giao phụ trách kinh tế ở cơ quan đại diện có nhiều. Thực tế, công việc kinh tế hàng ngày ở cơ quan đại diện đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và các kỹ năng này rất cần được bổ sung, cập nhật để thích hợp với từng người, cơ quan và thời điểm  cụ thể. Trong phạm vi chương này, chúng tôi xin trình bày kinh nghiệm trong một số loại công việc kinh tế hàng ngày tại các cơ quan đại diện. Những kinh nghiệm này là kinh nghiệm của nhiều đồng chí đã làm công tác kinh tế tại cơ quan đại diện, trong đó có chúng tôi. Chúng tôi xin trình bày những kinh nghiệm để các đồng chí làm công tác kinh tế tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tham khảo.

1. Xây dựng quan hệ và vận động hành lang

Xây dựng quan hệ và vận động hành lang là lĩnh vực đặc thù và thế mạnh của cán bộ ngoại giao nói chung và của CQĐD ở nước ngoài nói riêng. Việc xây dựng quan hệ và vận động hành lang tốt tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thực hiện các công tác nghiên cứu và tác nghiệp tại CQĐD đối với nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực kinh tế.

Xây dựng quan hệ và vận động hành lang có mối quan hệ qua lại lẫn nhau. Xây dựng quan hệ là quá trình tìm hiểu và xây dựng lòng tin một cách lâu dài, không phải đến lúc cần một thông tin nào đó mới bắt đầu xây dựng quan hệ. Việc khai thác thông tin qua xây dựng quan hệ cũng có thể trực tiếp hoặc gián tiếp qua mạng lưới của đối tượng. Vận động hành lang nếu đúng vào đối tượng xây dựng quan hệ hoặc trong mạng lưới của đối tượng thì việc vận động hành lang sẽ mang lại hiệu quả cao. Vận động hành lang cũng là một kiểu xây dựng quan hệ, nhưng trong ngắn hạn và vì một mục đích nhất định. Vận động hành lang yêu cầu phải tiếp cận nhanh đối tượng, nhiều khi là những đối tượng chưa hề quen biết. Vận động hành lang sẽ tạo tiền đề tốt cho xây dựng quan hệ sau này.

Vì vậy, kỹ năng xây dựng quan hệ và vận động hành lang không chỉ là sự khôn khéo trong giao tiếp và thương lượng, mà phải tuân thủ những bước đi thích hợp, biết những điều nên làm và nên tránh, biết mình biết người, biết nhân nhượng, thậm chí thỏa hiệp, biết những giới hạn không nên vượt quá… Xây dựng quan hệ và vận động hàng lang đều dựa trên lòng tin lâu dài và  dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lơị.

1.1. Xây dựng quan hệ:

1.1.1. Mục đích:

• Chuyển tải những thông điệp chính thức về chính sách, cơ hội hợp tác hai bên cùng có lợi.
• Thu thập, khai thác và kiểm tra những thông tin cần thiết cho quan hệ hợp tác, đối tác song phương và đa phương.
• Thăm dò những khả năng mở rộng, tăng cường, làm sâu sắc thêm quan hệ hợp tác.
• Tìm hiểu động thái của những đối thủ cạnh tranh với nước ta trong quan hệ song phương và đa phương.
• Phát triển mạng lưới quan hệ tại sở tại thông qua đối tượng.
• Tạo điều kiện cho vận động hành lang (đối với đối tượng hoặc những người trong mạng lưới của đối tượng)

1.1.2. Phương châm xây dựng quan hệ

• Xây dựng quan hệ dựa trên cơ sở tôn trọng lợi ích quốc gia.
• Tôn trọng lẫn nhau, cùng có lợi và tin cậy.
• Nâng dần mức độ quan hệ từ giao tiếp, đối thoại đến đối tác.
• Giữ khoảng cách, giới hạn cần thiết trong quan hệ đối ngoại, ứng xử có văn hóa, không gây khó khăn cho nhau trong những vấn đề nhạy cảm.

1.1.3. Đối tượng xây dựng quan hệ

i. Cá nhân:

• Trong bộ máy hành chính sở tại:
  • Những nhân vật trong chính giới có tiếng nói, có ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác kinh tế với nước ta, nhất là những người trực tiếp theo dõi mối quan hệ đó (Bộ Ngoại giao, các Bộ, ban, ngành có chức năng về kinh tế đối ngoại), lãnh đạo các địa phương (phụ trách các vấn đề kinh tế) đã hoặc có khả năng thiết lập quan hệ kinh tế với nước ta.
  • Những chính trị gia, nhà hoạch định chính sách hoặc những cán bộ thực thi các chính sách quan trọng trong quan hệ kinh tế hai nước như cơ quan phụ trách nhập khẩu gạo, cơ quan phụ trách cấp lô thăm dò, khai thác dầu khí…
• Trong giới kinh doanh: Lãnh đạo của giới kinh doanh (Phòng Thương mại, các hiệp hội kinh doanh ngành nghề, tập đoàn kinh tế và doanh nghiệp…) ta có hoặc cần thiết lập quan hệ, đặc biệt đối với những ngành nghề có kim ngạch thương mại hai chiều cao.
• Trong giới báo chí và học giả: Những nhà báo có uy tín chuyên viết về các vấn đề kinh tế và kinh tế đối ngoại, những nhà nghiên cứu, học giả có uy tín trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại và các lĩnh vực kinh tế khác cần và có thể tiếp cận được, nhất là những người có cảm tình với Việt Nam.
• Kiều bào: Những kiều bào có hoạt động kinh doanh, nghiên cứu kinh tế có khả năng làm cầu nối cho việc xây dựng quan hệ với các đối tượng nói trên.
• Trong các tổ chức quốc tế:
  • Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc phụ trách lĩnh vực hợp tác phát triển, Vụ trưởng, Vụ phó  phụ trách đối ngoại…
  • Cán bộ trực tiếp theo dõi quan hệ hợp tác với nước ta, cán bộ am hiểu tình hình chung của tổ chức…
  • Việt kiều làm việc trong tổ chức quốc tế hữu quan.

ii. Một nhóm, một Tổ, một Vụ công tác:

Xây dựng quan hệ không chỉ giữa cá nhân với cá nhân mà còn có thể giữa CQĐD với một nhóm, tổ, Vụ nào đó trong cơ quan ta cần tranh thủ như:  Vụ châu Á – Thái Bình Dương, Bộ Ngoại giao, Vụ Đông Nam Á, Bộ Công thương… vì tất cả các cán bộ trong nhóm/Tổ/Vụ đó đều phụ trách hoặc liên quan đến quan hệ kinh tế song phương. Việc xây dựng quan hệ theo nhóm/Tổ/Vụ với cả Đại sứ quán cũng tương tự xây dựng quan hệ giữa các cá nhân với nhau, trong đó người đứng đầu hai bên đóng vai trò quyết định quan hệ giữa hai cơ quan.

Cần chú ý đến vấn đề cấp bậc ngoại giao trong quan hệ: Nên chọn đối tượng là người đồng cấp hoặc trên dưới một cấp. Tránh ấn tượng ”chơi trội”. Nên khai thác lợi thế khi tiếp xúc với các cấp thấp hơn, nhất là đối với những người có những thông tin mà ta quan tâm.

1.1.4. Các bước xây dựng quan hệ:

Bước 1: Tạo dựng quan hệ:

• Lựa chọn đối tượng: Tùy theo cương vị, phạm vi trách nhiệm công tác của từng người. Cần dự kiến một danh sách cụ thể tối thiểu (có kế thừa ở người tiền nhiệm và có thể bổ sung khi cần thiết) cho một nhiệm kỳ công tác và xác định những đối tượng ưu tiên.
• Lập hồ sơ đối tượng: Xây dựng hoặc bổ sung hồ sơ quan hệ gồm những thông tin cần biết về từng người, trong đó có quá trình công tác, lĩnh vực chuyên trách, nhiệm vụ đang phụ trách, tính cách và sở thích văn hóa. Thông tin cơ bản nhất về đối tượng được lập trong một bảng excel, gồm Họ tên, chức vụ, cơ quan, số điện thoại, di động, email, tên và điện thoại của thư ký/trợ lý… Việc lập hồ sơ bằng excel tạo điều kiện quản lý tốt các mối quan hệ và thuận tiện trong in ấn các phong bì, thư… Những ghi chép về các cuộc tiếp xúc (nếu có) cũng được lưu trong hồ sơ này.

Bước 2: Duy trì và phát triển quan hệ:

i. Trước khi tiếp xúc:

• Xác định địa điểm và thời điểm:
  • Chọn thời điểm, địa điểm tiếp xúc thích hợp với đối tượng hoặc nhờ đối tượng gợi ý địa điểm và thời điểm tiếp xúc để đối tượng thoải mái trao đổi, tránh cảm giác bị quấy rầy.
  • Chủ động khai thác những cơ hội tiếp xúc: Tranh thủ tham dự những cuộc hội nghị, hội thảo, buổi gặp gỡ, chiêu đãi, họp báo, triển lãm… có sự tham gia của đối tượng cần vận động để tạo quan hệ với đối tượng và trao đổi ngắn về quan điểm, ý kiến cần vận động nhằm thuyết phục đối tượng dần dần.
• Nội dung tiếp xúc: Cần cân nhắc các yêu cầu sau:
  • Nội dung cần đưa ra trao đổi ý kiến có phù hợp với vị trí (chức vụ, trách nhiệm, lĩnh vực công tác) và mối quan tâm của đối tượng không;
  • Có thể và có nên đề cập một vấn đề nhạy cảm nào đó không? Nếu cần thì nên đề cập, dẫn dắt vấn đề như thế nào để tránh gây phản cảm như ”moi thông tin”, ”thử thái độ”…;
  • Trong mức độ quan hệ đã được xây dựng, nội dung trao đổi ý kiến có góp phần nâng cao sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau không;
• Cần chuẩn bị kỹ những vấn đề sau đây:
  • Nắm vững hồ sơ về quan hệ kinh tế song phương (và về hợp tác phát triển đa phương) của nước ta và những kiến thức cơ bản về phát triển kinh tế – xã hội và quan hệ kinh tế quốc tế để cho những lập luận của mình có căn cứ và sức thuyết phục cao.
  • Trong một chừng mực nhất định, cần tìm hiểu những sở thích văn hóa của đối tượng để dẫn dắt những câu chuyện ngoài lề tạo sự đồng cảm và gần gũi trong quan hệ tình cảm có lợi cho việc xây dựng quan hệ.

ii. Trong khi tiếp xúc:

• Xây dựng quan hệ có tính chất hai chiều, tôn trọng nguyên tắc ”có đi có lại” trong xây dựng quan hệ: muốn có những thông tin có giá trị thì phải chuẩn bị cung cấp, trong phạm vi được phép, những thông tin đáng giá mà bên đối thoại quan tâm.
• Cần biến những cuộc tiếp xúc thành những cuộc trao đổi ý kiến hào hứng, làm giàu nhận thức và sự hiểu biết của các bên đối thoại và làm cho các bên hữu quan luôn chờ đợi lần gặp mặt tiếp theo.
• Trong một chừng mực nhất định, hiệu quả tiếp xúc còn tùy thuộc vào khả năng sử dụng ngoại ngữ phù hợp với cấp bậc giao tiếp, hết sức tránh việc sử dụng những từ ngữ khó hiểu, nhất là những từ gây phản cảm.

iii. Sau khi tiếp xúc:

• Giữ mối liên hệ thông qua những biện pháp lễ tân: Đưa tên vào danh sách gửi thiếp chúc mừng của cơ quan nhân dịp Quốc khánh, năm mới, danh sách mời dự Quốc khánh của ta, mời dự có chọn lọc những hoạt động giới thiệu đất nước và xúc tiến hợp tác kinh tế do Đại sứ quán hoặc đoàn trong nước ra tổ chức, mời ăn trưa hoặc ăn tối thân mật,… .
• Tiếp tục các cuộc gặp gỡ khi có nội dung cần trao đổi và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu tiếp xúc của đối tượng. Trường hợp qua nhiều tháng không có cuộc gặp mặt nào (do cả hai bên đều bận việc) nên giữ liên hệ bằng những cuộc điện đàm xã giao ngắn.
• Gửi tặng những văn hóa phẩm giới thiệu lịch sử, văn hóa – nghệ thuật của đất nước và không quên chúc mừng khi đối tượng có tin vui trong sự nghiệp hoặc cuộc sống.

Bước 3: Chuyển giao quan hệ:

• Mỗi khi vị trí công tác của đối tượng cần xây dựng quan hệ có thay đổi mà ta cần tiếp tục phát triển quan hệ với nhân sự mới, ta có thể kiến nghị đối tượng cần quan hệ giới thiệu với người mới để tiếp tục xây dựng quan hệ.
• Khi hết nhiệm kỳ về nước, cán bộ cần giới thiệu với đối tượng cán bộ mới thay ta trong Đại sứ quán đồng thời chuyển giao các đối tượng xây dựng quan hệ (họ tên, chức vụ, cơ quan, số điện thoại, di động, email,…) cho người mới.
• Đối với những đối tượng quan hệ quan trọng, cán bộ hết nhiệm kỳ về nước cần bố trí buổi gặp mặt giới thiệu cán bộ mới sang thay thế mình.

1.2. Vận động hành lang:

1.2.1. Mục đích:

Khác với xây dựng quan hệ, vận động hành lang có mục đích rõ ràng được xác định từ đầu và thực hiện trong một thời gian nhất định. Mục đích chủ yếu của vận động hành lang là:

• Trong quan hệ song phương, vận động bạn nhất trí hoặc đồng thuận hoặc trì hoãn, cản trợ việc thông qua một biện pháp, văn kiện nào đó khi nội dung có những điểm không phù hợp với lợi ích chung hoặc một lĩnh vực nào đó của đất nước.
• Trên lĩnh vực quan hệ kinh tế và hợp tác phát triển quốc tế, vận động để ký kết (hoặc trì hoãn việc ký kết) các tuyên bố chung, hiệp định, thỏa thuận,… về hợp tác kinh tế, tài chính, khoa học – kỹ thuật, công nghệ, về trao đổi thương mại, đầu tư, viện trợ…Việc vận động cũng có thể rất cụ thể nhằm đạt được một gói thầu, dự án quan trọng hoặc thắng trong một cuộc tranh chấp kinh tế cho một hoặc một nhóm công ty Việt Nam.
• Bên lề các hội nghị đa phương của các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của Liên hợp quốc, của các tổ chức kinh tế khu vực và tiểu khu vực, vận động để thông qua (hoặc trì hoãn thông qua) các văn kiện cuối cùng như tuyên bố và chương trình hành động, nghị quyết và quyết định…

1.2.2. Kinh nghiệm vận động:

Kinh nghiệm vận động hành lang cũng tương tự với xây dựng quan hệ. Ngoài ra còn có một số điểm lưu ý sau:

i. Xác định đối tượng:

• Trước tiên cần tìm hiểu đâu là những đối tượng cần vận động, họ hoạt động trong lĩnh vực nào, có các mối quan hệ xã hội như thế nào…
• Đối tượng vận động có thể là đối tượng nằm trong mạng lưới quan hệ của ta hoặc là một đối tượng hoàn toàn mới. Do đó, ban đầu ta cần  chọn đối tượng trong số các đối tượng có thể vận động. Ta có thể vận động trước những  đối tượng sau:
  • Ưu tiên những người ta quen biết,  đã có quan hệ công tác hoặc quan hệ cá nhân hoặc những người cơ quan đại diện có  quan hệ.
  • Những người được biết là dễ tiếp cận và có thiện chí lắng nghe, trao đổi ý kiến.
  • Những người có tiếng nói có ảnh hưởng trong một đoàn đại biểu hoặc trong tổ chức quốc tế.
• Tiếp cận những người đồng cấp hoặc có cấp bậc thấp hơn (nếu đối tượng cần vận động là người có cấp bậc cao hơn, cán bộ có thể kiến nghị với Trưởng Cơ quan đại diện hoặc những cán bộ có cấp bậc tương đương tiếp xúc và cá nhân đi theo nắm tình hình và thông tin).

ii. Cách thức vận động:

Công cụ, hình thức và cách thức vận động hành lang rất đa dạng, cần xác định rõ công cụ, hình thức và cách thức hiệu quả nhất trong hoàn cảnh của mình để tác động đến quá trình hoạch định chính sách, tiến trình làm luật, hay quá trình giải quyết các tranh chấp thương mại, chống bán phá giá… sao cho có lợi hay ít gây thiệt hại nhất đến người tiêu dùng, nhà sản xuất hay lợi ích quốc gia của ta.

• Cách thức: Cả chính thức: cam kết của hai bên, lý lẽ, bằng chứng… và với tự cách cá nhân: ảnh hưởng, uy tín cá nhân…
• Kênh vận động: đa dạng, thông qua môi giới, công ty, tập đoàn, các nhân vật chính trị, nghị sĩ có ảnh hưởng, các nhóm cùng lợi ích với ta tại nước sở tại, các nước có cùng lợi ích, quan điểm với ta,
• Hình thức: Sử dụng mọi hình thức tiếp xúc chính thức (thông qua diễn đàn, hội nghị, hội thảo…) và không chính thức (gặp gỡ bên lề, mời cơm, giao lưu thể thao, văn nghệ, trao đổi không chính thức…).
• Cách thức: Kết hợp thuyết phục với nhân nhượng, hợp tác với  đấu tranh, nhân nhượng để cùng thắng.

iii. Những việc cần chuẩn bị:

• Trước khi gặp đối tượng:
  • Nắm vững quan điểm của đối tượng vận động về nội dung, vấn đề cần trao đổi;
  • Chuẩn bị sẵn nội dung cần trình bày (viết ra giấy) để diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc, rõ ràng và chuyển cho đối tượng văn bản (kèm tài liệu tham khảo) để tiện cho việc trao đổi tiếp theo;
  • Đưa ra nhiều kịch bản, phương án nhân nhượng, thỏa hiệp cao thấp khác nhau (được Trưởng đoàn duyệt) và trình tự đưa ra những phương án đó;
  • Chuẩn bị những thỏa thuận song phương và đa phương ở cấp cao liên quan đến nội dung vận động hành lang, những luận cứ có tính thuyết phục để thuyết phục đối tượng chấp nhận những công thức đảm bảo lợi ích chính đáng của các bên liên quan;
  • Chuẩn bị dự thảo viết tay khi có những đề xuất cụ thể về bổ sung văn bản (drafting amendment).
• Sau khi gặp đối tượng: Theo dõi và thúc đẩy đối tượng thực hiện các cam kết đã đưa ra với ta trong quá trình vận động để đảm bảo nội dung vận động hành lang cần được thể hiện bằng hành động cụ thể.

1.2.3. Những điều cần lưu ý:

• Vận động hành lang là một hoạt động tác nghiệp được tiến hành một cách khẩn trương vào thời điểm cuối của một quá trình thương lượng nên kết quả của nó thường là những thỏa hiệp vào phút chót. Các bên hữu quan thường cân nhắc những lợi ích chính trị và kinh tế của nội dung thỏa hiệp trước khi chấp nhận, kể cả việc mặc cả những điều kiện có thể đánh đổi.
• Trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại và hợp tác phát triển, người cán bộ ngoại giao có những sở trường, sở đoản nhất định, do đó chỉ có thể phát huy mặt mạnh của mình khi xác định được vấn đề vận động hành lang nào mình có khả năng trực tiếp thực hiện, vấn đề nào mình chỉ nên đóng vai trò phối hợp và chuyển vai trò trực tiếp cho cán bộ chuyên trách khác hoặc Thủ trưởng trực tiếp vận động.
• Vận động hành lang và tiếp xúc không chính thức ở cấp cao có quan hệ mật thiết với nhau. Khi quá trình vận động hành lang chưa thể giải quyết hết những vướng mắc thì các cuộc tiếp xúc không chính thức để xem xét các vấn đề còn tồn tại giữa các bên hữu quan ở cấp càng cao càng có nhiều khả năng dàn xếp, tháo gỡ, và đi đến thỏa thuận.
• Cần  thận trọng trong vận động hành lang khi phải thỏa hiệp về việc sử dụng câu chữ, cách diễn đạt có thể hiểu theo nhiều cách một nội dung nào đó. Những người có nhiều kinh nghiệm soạn thảo văn bản có thể gài bẫy hoặc đánh lạc hướng  bằng những cách viết lắt léo, khó hiểu nhằm gây cảm nhận đã có sự thỏa hiệp nhưng thực chất vẫn giữ quan điểm của họ.

2. Quảng bá, xúc tiến kinh tế đối ngoại

Cùng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, hoạt động xúc tiến kinh tế đối ngoại do CQĐD và các cơ quan, địa phương, doanh nghiệp trong nước tổ chức tại nước ngoài được triển khai ngày càng nhiều về số lượng và phong phú về hình thức. Những hoạt động mang tính phổ biến và đem lại hiệu quả cao trong việc quảng bá hình ảnh đổi mới của đất nước được tổ chức dưới hình thức các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại gồm: hội thảo, diễn đàn, hội chợ, triển lãm, Những ngày Việt Nam ở nước ngoài…

2.1. Mục đích, yêu cầu:

• Tăng cường nhận thức của công chúng sở tại về đất nước, con người, văn hóa, kinh tế Việt Nam, qua đó thực hiện mục tiêu xúc tiến đàu tư, thương mại, du lịch và tăng cường hợp tác kinh tế nói chung giữa Việt Nam với sở tại
• Tìm kiếm và thâm nhập thị trường xuất khẩu cho những sản phẩm, dịch vụ của Việt Nam.
• Tìm kiếm đối tác nước ngoài đầu tư liên doanh vào các lĩnh vực, ngành nghề, địa phương ở Việt Nam.
• Tìm cách đưa đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài trong những ngành nghề, địa bàn phù hợp.

Để đảm bảo hiệu quả, các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại cần được tổ chức một cách bài bản, chuyên nghiệp, tận dụng và phối hợp được các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực,…) của các cơ quan, doanh nghiệp liên quan trong nước cũng như sở tại, đồng thời cần nhằm đúng đối tượng và đúng thời điểm (tránh trùng lặp, chồng chéo với các hoạt động xúc tiến khác của Việt Nam hay của nước khác diễn ra cùng thời gian hay địa điểm ở nước sở tại).

2.2. Hình thức quảng bá:

2.2.1. Quảng bá thường xuyên:

• Thông qua tiếp xúc với chính quyền, tổ chức, doanh nghiệp và khách du lịch, cán bộ có thể quảng bá và giới thiệu về đất nước, con người Việt Nam, về môi trường đầu tư, các quy định, chính sách xuất nhập khẩu, kêu gọi hợp tác khoa học công nghệ, giáo dục, lao động… Có thể bạn sẽ chủ động xin gặp để hỏi thông tin cụ thể  hoặc ta có thể chủ động quảng bá trong khi tiếp xúc với bạn.
• Thông qua các sự kiện như Hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm… có mời ta phát biểu hoặc tham dự.

2.2.2. Tổ chức sự kiện quảng bá: CQĐD cũng có thể chủ động tổ chức hoặc phối hợp với các đối tác ở trong nước cũng như ở nước sở tại tổ chức các sự kiện quảng bá như:

• Đại sứ nói chuyện tại đại hội các hiệp hộidoanh nghiệp, các tổ chức quốc tế, các địa phương, các trường đại học …..
• Tổ chức Hội thảo, hội nghị, diễn đàn xúc tiến kinh tế đối ngoại.
• Tổ chức Hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại.
• Tổ chức Những ngày Việt Nam ở nước ngoài.
• Phát hành tờ rơi, phụ trương trên báo chí hoặc tài liệu quảng bá về kinh tế Việt Nam.

2.3. Nội dung hoạt động:

Các sự kiện xúc tiến kinh tế do CQĐD chủ trì tổ chức, hoặc hỗ trợ cơ quan xúc tiến kinh tế đối ngoại của các bộ/ngành trong nước tổ chức thường có mục tiêu bao quát và toàn diện, nhằm vào đối tượng rộng. Các sự kiện mà CQĐD khác tham gia hỗ trợ tổ chức thường nhằm vào đối tượng hẹp, gắn với các mục tiêu cụ thể của địa phương, doanh nghiệp. Vì vậy, nội dung, chủ đề của các sự kiện xúc tiến cũng khác nhau tùy theo mục tiêu của từng sự kiện.

2.3.1. Hội thảo, diễn đàn xúc tiến kinh tế đối ngoại: Nội dung các sự kiện này thường tập trung vào một số chủ đề như:

• Thành tựu, tiềm năng và triển vọng phát triển kinh tế Việt Nam.
• Thuận lợi, khó khăn, tập quán kinh doanh ở Việt Nam.
• Giới thiệu môi trường đầu tư – kinh doanh tại Việt Nam nhằm thu hút đầu tư của các doanh nghiệp nước sở tại vào các ngành, lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc vào một khu vực địa lý cụ thể tại Việt Nam, đặc biệt là các khu công nghiệp, khu chế xuất có nhiều ưu đãi (đây là một trong những chủ đề được các đối tác nước ngoài quan tâm nhất).
• Các cơ hội hợp tác kinh tế giữa Việt Nam với sở tại như thương mại, giáo dục, xuất khẩu lao động, hợp tác khoa học công nghệ…

2.3.2. Hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại:

• Giới thiệu thành tựu đổi mới và phát triển kinh tế -xã hội của Việt Nam và kết quả quan hệ hợp tác trên các lĩnh vự kinh tế, thương mại, đầu tư, du lịch… giữa Việt Nam và sở tại;
• Giới thiệu về đất nước, con người, văn hóa Việt Nam (đặc biệt nhằm xúc tiến du lịch);
• Giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ xuất khẩu của Việt Nam, có thể tập trung một hoặc một số ngành sản xuất, xuất khẩu cụ thể của Việt Nam (ví dụ: Hội chợ hàng thủy sản Việt Nam, triển lãm về ngành da giày của Việt Nam…);
• Giới thiệu về tiềm năng phát triển và hợp tác của một số địa phương Việt Nam (ví dụ Triển lãm về các khu công nghiệp miền Trung Việt Nam…).

2.3.3. Ngày Việt Nam ở nước ngoài:

Nội dung của Ngày Việt Nam ở nước ngoài mang đặc thù riêng so với các hội thảo diễn đàn, hay hội chợ, triển lãm xúc tiến kinh tế đối ngoại. Các sự kiện Ngày Việt Nam ở nước ngoài thường gắn với những sự kiện ngoại giao quan trọng như Quốc khánh Việt Nam, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa Việt Nam và sở tại, nhân dịp đoàn cấp cao Việt Nam sang thăm và làm việc với ở tại hoặc đoàn cấp cao sở tại sang thăm và làm việc tại Việt Nam. Tùy theo điều kiện tổ chức, Ngày Việt Nam và đặc biệt là Tuần Việt Nam có thể bao gồm một số loại hoạt động sau:

• Hoạt động kinh tế: hội thảo, diễn đàn, triển lãm, hội chợ…
• Văn hóa: biểu diễn văn nghệ truyền thống, chiếu phim, thời trang, ẩm thực…
• Quảng bá du lịch: tổ chức roadshow, trưng bày các điểm du lịch Việt Nam…

2.3.4. Quảng bá thường xuyên và xuất bản ấn phẩm, tài liệu quảng bá:

Việc quảng bá thường xuyên và xuất phẩm ấn phẩm, tài liệu quảng bá có thể tập trong vào một trong các nội dung nêu trên. Việc lựa chọn tùy theo sự quan tâm của hai bên đối với các nội dung quảng bá.

2.4. Các bước tiến hành:

Công việc quảng bá thường xuyên là công việc thường xuyên hàng ngày của CQĐD. Bất kỳ khi nào có cơ hội, cán bộ đều có thể quảng bá các vấn đề mà đối tượng có thể quan tâm. Việc in ấn, xuất bản tài liệu quảng bá nằm trong công việc dài hạn của CQĐD, xin tham khảo thêm ở phần Các kỹ năng phục vụ công tác nghiên cứu. Các bước tiến hành quảng bá trong mục này tập trung chủ yếu vào các sự kiện xúc tiến do CQĐD trực tiếp chủ trì, đồng chủ trì tổ chức, hoặc hỗ trợ. Các bước này bao gồm:

Bước 1. Lập kế hoạch

2.4.1. Xác định tính khả thi của việc tổ chức sự kiện quảng bá:

Các sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại chỉ đạt hiệu quả khi đáp ứng đúng nhu cầu xúc tiến của trong nước và đặc biệt là ”đánh trúng ” mối quan tâm của các doanh nghiệp và người tiêu dùng sở tại. Vì vậy, trước khi quyết định chủ động tổ chức một sự kiện xúc tiến kinh tế đối ngoại ở sở tại hay tham mưu, tư vấn cho các cơ quan, doanh nghiệp trong nước về việc tham gia, tổ chức các sự kiện này, cần giải đáp được những vấn đề sau:

• Thị trường có quan trọng hay có tiềm năng trở thành quan trọng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trong nước không?
• Khả năng quan tâm của tổ chức, doanh nghiệp trong nước và sở tại?
• Doanh nghiệp trong nước có khả năng sản xuất đáp ứng đủ nhu cầu và có khả năng cạnh tranh tại sở tại hay không?
• Những khó khăn trong việc tiếp cận thị trường sở tại là gì (hàng rào thuế quan, phi thuế, thị hiếu tiêu dùng, tiêu chuẩn an toàn vệ sinh, visa lao động…)?
• Quan hệ hợp tác kinh tế thương mại giữa Việt Nam và sở tại đang có những điều kiện thuận lợi và cơ hội thúc đẩy không?

2.4.2. Xác định mục tiêu của sự kiện:

• Quảng bá, xây dựng hình ảnh đất nước, con người Việt Nam, hình ảnh phát triển kinh tế – xã hội, ngành hàng, doanh nghiệp và giới thiệu sản phẩm của Việt Nam.
• Tìm kiếm đối tác (xuất nhập khẩu, đầu tư, nhập khẩu lao động, hợp tác giáo dục…)
• Tìm kiếm đại lý, các nhà phân phối hàng hóa Việt Nam vào thị trường sở tại.
• Tìm kiếm công nghệ cần nhập khẩu, các thể thức hợp tác trao đổi, chuyển giao công nghệ của sở tại….

2.4.3. Xác định đối tượng và thành phần tham gia:

• Tùy theo mục tiêu cụ thể, đối tượng của sự kiện xúc tiến được tổ chức có thể là rộng (doanh nghiệp, nhà đầu tư, người tiêu dùng…) hay hẹp (các nhà đầu tư, doanh nghiệp ở một ngành nghề cụ thể…). Xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp CQĐD lựa chọn được hình thức tổ chức và lên phương án chuẩn bị phù hợp.
• Có một số phương pháp giúp CQĐD xác định đúng đối tượng mục tiêu: Trước hết, CQĐD có thể tham khảo và phân loại các nhóm đối tượng đã tham dự các hội thảo, diễn đàn, hội chợ, triển lãm… đã được tổ chức trước đây tại sở tại; các nhóm đối tượng có quan tâm đến cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam (thể hiện qua các cuộc tiếp xúc, thăm dò của CQĐD với cộng đồng doanh nghiệp sở tại); các nhóm đối tượng đã hoặc đang xúc tiến các dự án đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam hoặc nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ từ Việt Nam (tiếng nói của các nhóm này là rất quan trọng vì có lợi ích trực tiếp và có nhiều ảnh hưởng tới các đối tượng khác). CQĐD cũng có thể tham khảo các cơ quan xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch của sở tại để tìm ra những nhóm đối tượng này.
• Về thành phần tham gia, ngoài các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại, tùy theo mục tiêu, yêu cầu tổ chức sự kiện, cần xác định thành phần tham gia có thể bao gồm:
  • Khách mời đặc biệt: các nhà lãnh đạo Việt Nam và sở tại (trong nhiều trường hợp, sự tham dự của Lãnh đạo cấp cao tạo nên uy tín và sức cuốn hút cho sự kiện được tổ chức), các học giả, nhà nghiên cứu, diễn giả…
  • Các cơ quan hữu quan trong nước và sở tại (đặc biệt là các cơ quan chuyên trách về xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch,…)
  • Ngoại giao đoàn
  • Các doanh nghiệp, hiệp hội trong nước và sở tại
  • Đại diện các địa phương liên quan trong nước và sở tại
  • Phóng viên các cơ quan truyền thông đại chúng hoặc chuyên ngành trong nước và sở tại (nếu cần)

2.4.4. Xác định lại loại hình sự kiện cần tổ chức

Loại hình sự kiện được lựa chọn phải phù hợp với mối quan tâm cũng như khả năng tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu và đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đặt ra. Ví dụ, các nhà đầu tư quan tâm đến các cơ hội đầu tư tại Việt Nam sẽ lựa chọn tham gia các hội thảo xúc tiến đầu tư, còn các nhà nhập khẩu sẽ quan tâm hơn đến các triển lãm giới thiệu hàng Việt Nam, trong khi các công ty và  khách du lịch lựa chọn tham dự Ngày Việt Nam ở nước ngoài.

2.4.5. Xác định chủ đề và nội dung hoạt động của sự kiện:

Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện được tổ chức. Chủ đề và nội dung của sự kiện có thể tùy theo ”đơn hàng” từ các cơ quan, doanh nghiệp trong nước hoặc trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, mối quan tâm và khúc mắc của các nhóm đối tượng mục tiêu và nội dung được chọn cần được thể hiện một cách tập trung, cụ thể và thiết thực.

Chủ đề và nội dung của sự kiện xúc tiến được tổ chức cần đáp ứng một số yêu cầu quan tâm thường xuyên nhất của các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại, thông thường tập trung vào các lợi thế cạnh tranh của Việt Nam như:

• Môi trường an ninh – chính trị ổn định, an toàn cho đầu tư kinh doanh (political factor);
• Môi trường đầu tư, kinh doanh ngày càng thông thoáng, thuận lợi với nền kinh tế tăng trưởng cao và ổn định trong nhiều năm qua (economic factor);
• Nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc với người dân thân thiện, mến khách, cởi mở và coi trọng hình ảnh đối tác tin cậy trong quan hệ quốc tế (social-cultural factor);
• Lợi thế về nguồn lao động trẻ, cần cù, khả năng tiếp thu công nghệ cao với chi phí nhân công cạnh tranh so với các nước trong khu vực (labor factor);
• Lợi thế về tiếp cận thị trường như thị trường như thị trường nội địa lớn gắn với thị trường ASEAN, gần Trung Quốc… (market access).

2.4.6. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện:

• Thời gian tổ chức sự kiện:
  • Việc chọn lựa thời điểm phù hợp để tổ chức sự kiến sẽ quyết định số người tham dự và do đó quyết định hiệu quả của sự kiện. Thời gian tổ chức có thể kéo dài 1-2 ngày (hội thảo, diễn đàn, Ngày Việt Nam) hoặc một tuần (hội chợ, triển lãm, Tuần Việt Nam) tùy theo yêu cầu về nội dung và kinh phí.
  • Có thể tổ chức vào các dịp kỷ niệm Quốc khánh hai nước, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước, nhân dịp các chuyến thăm và làm việc chính thức của các đoàn cấp cao hai nước…
  • Nên tránh những thời điểm khó thu hút đông người tham dự như nghỉ hè, nghỉ cuối năm (Giáng sinh), tháng Ramadan (đối với đạo Hồi) hoặc tháng hay có mưa, bão… ở nước sở tại.
• Địa điểm tổ chức sự kiện thường ở thủ đô hoặc các trung tâm kinh tế thương mại của sở tại, có thể là tại chính trụ sở của CQĐD (nếu nhằm vào đối tượng hẹp và quy mô của sự kiện không lớn) hay các trung tâm hội nghị – hội thảo, khách sạn, trung tâm hội chợ – triển lãm…
  • Nên ưu tiên những địa điểm có lợi thế về khoảng cách (khách sạn nơi có đoàn cấp cao ở, nếu không có đoàn cấp cao thì nên chọn gần nơi có đoàn trong nước hoặc nhiều đại biểu ở, nơi gần CQĐD), giao thông thuận tiện (tránh nơi hay tắt đường,…). Việc lựa chọng địa điểm cần được xác định sớm vì liên quan đến việc dự trù kinh phí tổ chức và dự kiến thời gian tổ chức (địa điểm có sẵn sàng vào thời gian đó hay không?), sự thuận tiện trong việc tham gia của các nhóm đối tượng mục tiêu ở sở tại và cả các thành phần hữu quan trong nước…

2.4.7. Kinh phí tổ chức:

• Nguồn kinh phí: Kinh phí tổ chức sự kiện có thể từ nguồn Ngân sách nhà nước hoặc từ tài trợ của tổ chức hoặc tư nhân (doanh nghiệp, cá nhân) hoặc kết hợp cả hai.
• Các khoản chi: Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm nhiều chi phí và cần được ước tính cụ thể để đảm bảo tính khả thi của việc tổ chức. Các khoản mục chi có thể bao gồm:
  • Thuê địa điểm và các phương tiện, thiết bị kỹ thuật kèm theo;
  • Chi phí ăn ở, đi lại cho khách mời nếu khách không ở tại thành phố tổ chức;
  • Chi phí quảng cáo, thông báo sự kiện trên báo, đài, truyền hình của sở tại;
  • Chi phí in ấn tài liệu giới thiệu, quảng bá để phân phát tại sự kiện;
  • Chi phí cho các hoạt động kèm theo như chiêu đãi, văn nghệ…;
  • Bồi dưỡng cho diễn giả và những người tham gia phục vụ (phiên dịch, liên lạc viên, tình nguyện viên…);
  • Chi phí giao dịch với các cơ quan hữu quan của sở tại trong quá trình thu xếp tổ chức sự kiện;
  • Chi phí vận động các khách mời quan trọng tham gia
  • Các chi phí phát sinh khác

2.4.8. Phân công chuẩn bị:

• Sau khi đã hoàn thành các bước cơ bản trên, phân công chuẩn bị là khâu quan trọng và quyết định nhất, bởi nếu không có sự chuẩn bị sớm và kỹ càng về mọi mặt sẽ có thể dẫn đến kết quả là sự kiện không đạt yêu cầu đề ra và hiệu quả mong muốn.
• Cần phân công rõ ràng cán bộ đầu mối phụ trách từng mảng công việc, các trách nhiệm cụ thể và thời hạn thực hiện, người phụ trách và người thực hiện. Các nhóm phân công có thể gồm:
  • Nhóm khách mời: phụ trách tổng hợp danh sách, in ấn giấy mời, thư mời, khẳng định số khách tham dự, in ấn tài liệu sự kiện, thẻ đại biểu, phụ trách bàn đăng ký, phát tặng phẩm (nếu có) và báo cáo số lượng đại biểu tham dự.
  • Nhóm lễ tân-hậu cần: phụ trách các vấn đề lễ tân như đón tiễn khách, đặt địa điểm tổ chức, thực đơn chiêu đãi, đặt phòng giúp đại biểu, phụ trách xe cộ, vận chuyển khách mời và các máy móc, tài liệu, tặng phẩm, lên sơ đồ xếp chỗ ngồi, set-up phòng sự kiện,
  • Nhóm nội dung: phụ trách lên chương trình, soạn bài phát biểu, trình chiếu, phối hợp với các diễn giả, khách mời phát biểu (về khẳng định tham dự, phát biểu và xin bài phát biểu, trình chiếu… cung cấp cho các đại biểu tham gia), soạn kịch bản MC, Thông cáo báo chí, tham gia tổ thư ký của sự kiện, viết báo cáo sau sự kiện…
  • Nhóm kỹ thuật: làm backdrop cho sự kiện, phối hợp với khách sạn cung cấp quốc kỳ, quốc ca, quốc thiều, các hình ảnh, video clip cần trình chiếu, làm việc với nhóm kỹ thuật của khách sạn và công ty tổ chức sự kiện, lên trình tự trình chiếu trên máy chiếu,…
  • Nhóm tài chính: phụ trách các vấn đề tài chính của sự kiện như lên dự trù kinh phí, duyệt hợp đồng với khách sạn, hợp đồng vận chuyển, tham gia nhóm kêu gọi tài trợ (nếu có) và làm việc với các nhà tài trợ (confirm số lượng và khả năng tham dự và tài trợ, follow up để xin tài trợ), thanh toán, tổng hợp và báo cáo thực chi sau khi hoàn thành.
  • Nhóm phục vụ đoàn trong nước: Nếu có đoàn trong nước sang, nên phân công một đầu mối của CQĐD hoặc tình nguyện viên phục vụ đoàn, mỗi đoàn nên có ít nhất một đầu mối phục vụ và phối hợp. Các vấn đề cần lưu ý khi phục vụ đoàn trong nước: Thành phần đoàn, số hiệu chuyến bay, lịch bay của đoàn, đưa đón đoàn, khách sạn, phương tiện vận chuyển của đoàn, chương trình hoạt động của đoàn…
• Cũng cần thiết lập cơ chế báo cáo thường xuyên giữa các cán bộ đầu mối với thủ trưởng CQĐD để công việc chuẩn bị bảo đảm đúng tiến độ.

Bước 2. Triển khai kế hoạch:

2.4.9. Lên danh sách khách mời:

• Danh sách khách mời nên được đưa vào bảng excel để dễ theo dõi, follow up và in thư mời và bảng tên thông qua công cụ Letters and mailings. Danh sách khách mời có thể lấy từ Danh sách liên hệ của cán bộ và của CQĐD.
• Một file excel (workbook) gồm nhiều bảng (worksheet). Các khách mời cùng một nhóm nên được đưa vào một bảng và có một bảng tổng hợp bao gồm tất cả các khách mời.
• Các mục tối thiểu trên danh sách khách mời gồm: Số thứ tự, Họ tên, Chức vụ, Cơ quan, Điện thoại cố định, Di động, Email, Họ tên và điện thoại của Thư ký/Trợ lý, đã nhận giấy mời chưa, khẳng định tham dự.

2.4.10. Thông báo về sự kiện:

• Thông tin tới các đối tượng mục tiêu trong nước và sở tại về việc tổ chức sự kiện dưới hình thức thư liên lạc, họp báo, chú ý tích cực sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin, đặc biệt các dịch vụ trên mạng internet và trang web của cơ quan để quảng bá, thông tin, tiến hành các dịch vụ đăng ký qua mạng…
• Các nội dung thông báo (tối thiểu):
  • Tên sự kiện, cơ quan tổ chức.
  • Địa điểm và thời gian tổ chức.
  • Chương trình dự kiến.
  • Loại hình và mục đích của sự kiện
  • Chi phí tham gia (lệ phí tham dự, chi phí thuê gian hàng, chi phí thuê khách sạn, đi lại…)
  • Cách thức đăng ký và đầu mối liên lạc
• Ngoài ra còn có thể đưa thêm một số thông tin (nếu đã có) như:
  • Lý do các cơ quan, địa phương, doanh nghiệp trong nước và sở tại nên tham gia
  • Những sản phẩm, dịch vụ nào có thể trưng bày, những lĩnh vực nào có thể xúc tiến đầu tư của sở tại;
  • Dự kiến diễn giả, thành phần và số lượng khách mời, các nước, công ty… tham gia
  • Khảo sát chung về thị trường đối với những sản phẩm, dịch vụ dự kiến tham gia, trưng bày
  • Diện tích mặt bằng khu hội thảo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, cách bố trí các gian trưng bày, nội dung của gian hàng (chủ đề, cách trưng bày), điều kiện vật chất cụ thể của gian hàng…

2.4.11. Gửi giấy mời:

• Giấy mời nên gửi trước khi sự kiện diễn ra 2 đến 3 tuần. Nếu gửi sớm quá, khả năng khách mời sẽ quên; gửi muộn quá thì khách không kịp lên chương trình để tham dự sự kiện hoặc khách mời nhận được giấy mời sau khi sự kiện xảy ra.
• Nên phân loại khách mời để đảm bảo những khách mời mục tiêu sẽ tham dự sự kiện:
  • Khách VIP: Diễn giả, lãnh đạo và cán bộ các cơ quan hữu quan trong nước và sở tại, nhà tài trợ, các khách mời cần xây dựng quan hệ hoặc vận động hành lang và các khách mời quan trọng khác theo xác định của từng CQĐD cho từng sự kiện. Khách mời quan trọng là thành phần khách mời nhất định ta phải mời được đến sự kiện để đảm bảo chất lượng của sự kiện.
  • Khách mời khác: Là các khách mời khác cũng cần mời đến tham dự sự kiện để đảm bảo số lượng của sự kiện.
• Giấy mời bao gồm những nội dung như thông báo sự kiện và kèm thêm:
  • Chương trình dự kiến
  • Giấy đăng ký tham dự (Registration form)
  • Thư mời riêng do Trưởng CQĐD ký (đối với khách VIP)
  • Thư mời phát biểu, tham luận tại sự kiện do Trưởng CQĐD ký (đối với diễn giả và khách mời lãnh đạo có phát biểu)

2.4.12. Chốt lại các bước chuẩn bị:

• Chốt danh sách, số lượng đại biểu.
• Ký hợp đồng với khách sạn, công ty vận chuyển, công ty tổ chức sự kiện…
• Tổng duyệt (nếu cần).

Bước 3. Tổ chức sự kiện

2.4.13. Tại sự kiện:

• Lên phân công chuẩn bị riêng cho hôm diễn ra sự kiện, các nội dung công việc bao gồm:
  • Đón tiễn khách
  • Trực bàn đăng ký, phát tài liệu và tặng phẩm
  • Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi
  • Phối hợp với khách sạn để cung cấp các thiết bị và yêu cầu phát sinh
  • Phối hợp với nhóm kỹ thuật để chạy slide show, bài hát…
  • Thư ký sự kiện
  • Phục vụ bên trong hội trường (chuyển micro cho đại biểu, phối hợp với phiên dịch, MC, đặt bảng tên trên sân khấu….)
• Photo tài liệu sự kiện phát cho đại biểu (gồm chương trình chính thức, sơ đồ chỗ ngồi, các tài liệu quảng bá cơ bản, bài phát biểu, trình bày… của đại biểu, tặng phẩm, nếu có…)
• Cần đến trước giờ mời ít nhất 2 tiếng để kiểm tra và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật, giải quyết các vấn đề phát sinh và đón khách.
• Đón tiễn khách: Khách được đón từ cổng khách sạn (do nhân viên lễ tân khách sạn và ta đón), tại cổng Hội trường (do Trưởng CQĐD và trưởng ban tổ chức đón) và được hướng dẫn đăng ký và đến chỗ ngồi.

Bước 4. Tổng kết và theo dõi sau sự kiện:

2.4.14. Đánh giá kết quả

Kết quả của sự kiện xúc tiến được tổ chức thành công hay không thể hiện qua nhiều yếu tố. Có thể đánh giá căn cứ vào:

• Số lượng đại biểu tham dự (nếu con số này vượt dự tính ban đầu càng nhiều thì càng chứng tỏ sự kiện có sức thu hút lớn và có thể được tổ chức tiếp những lần sau).
• Số lượng hợp đồng hoặc số dự án, số vốn đầu tư được ký kết, cam kết tại sự kiện đó.
• Số lượng hàng hóa được tiêu thụ tại sự kiện đó.
• Qua đánh giá của báo, đài, truyền hình sở tại
• Qua thư phản ánh của một số đối tượng tham dự chọn lọc
• Qua các phiếu thăm dò ý kiến và phản hồi của những người tham dự.

2.4.15. Tổng kết sự kiện:

• Cập nhật lại danh sách khách mời, bổ sung thêm khách mời mới, cập nhật thông tin liên hệ hoặc nhân sự mới.
• Tổng kết số lượng đại biểu
• Tổng kết rút kinh nghiệm về tổ chức, phối hợp…
• Làm các báo cáo kết quả sự kiện, báo cáo tài chính… gửi các cơ quan trong nước
• Gửi thư cám ơn các đại biểu tham dự, đặc biệt là các đại biểu VIP và những người tham gia tổ chức.
• Có kế hoạch triển khai các kết quả đạt được
• Cần duy trì liên lạc thường xuyên với các cơ quan, doanh nghiệp đầu mối trong nước và sở tại để nắm được tình hình triển khai các kết quả thu được sau khi tổ chức sự kiện nhằm tham gia hỗ trợ, thúc đẩy khi cần thiết.

2.5. Những điều cần lưu ý

• CQĐD trực tiếp đứng ra chủ trì trong trường hợp việc tổ chức sự kiện đó là sáng kiến của chính cơ quan. Trong phần lớn các trường hợp, do hạn chế về nhân lực, kinh phí, CQĐD chỉ tham gia đồng tổ chức hay hỗ trợ tổ chức các sự kiện này trên cơ sở yêu cầu của các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp trong nước. Khi có nhiều cơ quan, đơn vị tham gia tổ chức, cần phân định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ của CQĐD để tránh chồng chéo, bị động trong quá trình phối hợp tổ chức.
• Cần lập kế hoạch tổ chức hoặc hỗ trợ tổ chức sự kiện xúc tiến sớm để có đủ thời gian cần thiết hoàn thành các khâu chuẩn bị.
• Nên duy trì danh mục các đầu mối liên hệ phục vụ cho việc tổ chức các sự kiện xúc tiến và giữ thông tin hai chiều. Trước hết, đó là những cơ quan hữu quan (đặc biệt là những cá nhân có trách nhiệm) ở sở tại, các hiệp hội doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp có quan hệ hợp tác đầu tư, kinh doanh với Việt Nam. Kinh nghiệm thực tế cho thấy sự phối hợp thông suốt, ăn ý giữa CQĐD với trong nước là nhân tố chính bảo đảm thành công của sự kiện. Một số cơ quan đầu mối trong nước mà CQĐD cần thiết lập quan hệ phối hợp, hợp tác thường xuyên để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này là Cục đầu tư nước ngoài (Bộ Kế hoạch đầu tư), Cục Xúc  tiến thương mại ( Bộ Công thương), Tổng cục Du lịch, Cục quản lý lao động ngoài nước (Bộ Lao động, Thương binh và xã hội) và Phòng Thương mại công nghiệp Việt Nam.
• Để sự kiện xúc tiến đạt hiệu quả cao nhất, trước khi lựa chọn chủ đề và nội dung cho sự kiện, cần tìm hiểu, thăm dò và đánh giá được nhu cầu, sự quan tâm của các đối tác nước ngoài. Nội dung của sự kiện cần đi vào những vấn đề đáp ứng mong đợi của họ, tránh dàn trải, lan man, chung chung, không có trọng tâm ưu tiên.
• Để khắc phục những hạn chế về kinh phí, cần chủ động, tích cực vận động các cơ quan, doanh nghiệp sở tại có lợi ích đối với việc tổ chức sự kiện đồng bảo trợ và tài trợ cho các hoạt động này (doanh nghiệp sở tại có đầu tư tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam có quan hệ đầu tư – thương mại lớn với sở tại, các công ty du lịch, hãng hàng không, khách sạn….).

Tổ chức sự kiện là loại hình quảng bá nhiều mặt, trong đó trọng tâm là kinh tế, thích hợp nhất đối với các cơ quan đại diện mới thành lập và người dân cũng như doanh nghiệp và các tổ chức chưa biết về Việt Nam nhiều. Đối với những nước có quan hệ kinh tế lớn đối với Việt Nam và doanh nghiệp khá am hiểu về Việt Nam thì không nên tổ chức loại hình này liên tục ( có thể một vài năm tổ chức một sự kiện lớn) vì đây là loại hình có tác động chủ yếu về bề rộng.

Một số doanh nghiệp cho biết họ rất mong muốn CQĐD tổ chức những ”sự kiện” nhỏ nhưng tác dụng lớn. Thí dụ như một hoặc một số ít doanh nghiệp cùng kinh doanh một lĩnh vực nhất định đã yêu cầu một số Đại sứ quán chắp nối, liên hệ với những công ty nhập khẩu liên quan ở nước sở tại và tổ chức buổi gặp mặt ở Sứ quán giữa các công ty trong và ngoài nước, sau đó đi thăm công ty, thảo luận việc nhập khẩu và hợp tác. Những sự kiện nhỏ này rất có hiệu quả cụ thể.

3. Xác minh công ty

Xác minh công ty (về địa vị pháp lý, năng lực tài chính, công nghệ, uy tín, kinh nghiệm…) là một yêu cầu tất yếu, thường xuyên được thực hiện trước khi đi đến hợp tác, đặc biệt đối với các hợp đồng lớn nhằm tránh lãng phí thời gian, lừa đảo, kém hiệu quả,… Đồng thời, đây cũng là biện pháp nhằm củng cố lòng tin giữa các đối tác thật sự mong muốn hợp tác lâu dài, cùng có lợi.

Thông thường, công việc xác minh do các cơ quan như Phòng Thương mại và Công nghiệp, Ngân hàng, một số cơ quan chức năng nhà nước, công ty tư vấn thực hiện theo yêu cầu của khách hàng bằng những kỹ năng nghiệp vụ thông qua dữ liệu có và các kênh thông tin của họ.  Với ưu thế hiểu biết về địa bàn và các quan hệ sẵn có ở nước sở tại, CQĐD thường xuyên nhận được yêu cầu xác minh, điều tra, thẩm định đối tác từ các doanh nghiệp, địa phương và các bộ, ngành trong nước và tại địa bàn.

Công tác xác minh, thẩm định đối tác chỉ nên bắt đầu tiến hành khi nhận được yêu cầu với đầy đủ các nội dung: (i) Tên, địa chỉ doanh nghiệp cần xác minh ( càng cụ thể càng tốt); (ii) Một số thông tin đã biết về doanh nghiệp; (iii) Quy mô dự kiến của chương trình hợp tác; (iv) Các yêu cầu thẩm định cụ thể.

3.1. Mục đích, yêu cầu

• Các thông tin về đối tác cần đảm bảo tính khách quan, nghĩa là các nhận định và đánh giá đối tác phải có căn cứ, tránh suy luận chủ quan.
• Các thông tin về đối tác cần cụ thể, có tính hướng dẫn, định hướng cho hành động và ra quyết định của người yêu cầu thông tin.
• Thông tin về đối tác cần được so sánh và kiểm chứng ít nhất từ hai nguồn tin khác nhau.
• Nếu có điều kiện và nhất là đối với các hợp đồng lớn, thông tin về đối tác cần được kiểm chứng bằng phương thức thực địa (đến tận cơ sở của doanh nghiệp để điều tra).

3.2. Nội dung xác minh:

Nội dung cần xác minh rất đa dạng. Tuy nhiên, CQĐD cũng nên xác định những nội dung chính cần tập trung dựa trên khả năng của CQĐD, theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, và theo mức độ thông tin có thể thu thập tại địa bàn. Dưới đây là một số vấn đề mà CQĐD cần nghiên cứu khi xác minh đối tác.

3.2.1. Về tư cách pháp nhân:

• Địa vị pháp lý của công ty (giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề…)
• Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị
• Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế
• Các vụ kiện tụng, tranh chấp kinh tế và nguyên nhân (nếu có)

3.2.2. Về loại hình doanh nghiệp:

• Công ty xuyên quốc gia (có chi nhánh ở bao nhiêu nước, cụ thể những nước nào).
• Công ty cổ phần
• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hay Công ty gia đình…
• Công ty hợp doanh (đối với các dịch vụ chuyên môn như tư vấn pháp lý, luật, bác sĩ, bảo hiểm…)

3.2.3. Về năng lực tài chính:

• Tình hình tài chính trong một vài năm: vốn (gồm vốn pháp định, vốn thực tế), doanh thu, lợi nhuận, giá trị cổ phiếu, sự biến động của giá cổ phiếu, sự tăng giảm nghĩa vụ đóng thuế…
• Biến động cổ phần chi phối (nếu có thể được).
• Hiện nằm trong diện có khó khăn về tài chinh hoặc chuẩn bị phá sản.
• Đánh giá của giới chuyên môn về năng lực hoạt động và triển vọng phát triển của công ty (qua một số doanh nghiệp cùng kinh doanh loại mặt hàng, báo chí, giới phân tích chứng khoán…)

3.2.4. Về trình độ chuyên môn, công nghệ:

• Trình độ công nghệ so với sở tại
• Trình độ công nghệ so với khu vực
• Trình độ công nghệ trong lĩnh vực đó so với thế giới
• Đội ngũ cán bộ, nhân viên có tay nghề.
• Mạng lưới hoạt động của doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới

3.2.5. Về kinh nghiệm quản lý, kinh doanh:

• Thời gian hoạt động, lĩnh vực hoạt động (ghi trên giấy phép thành lập doanh nghiệp (nếu có), lĩnh vực hiện đang hoạt động…)
• Một số các dự án đã triển khai: quy mô, kết quả.

3.3. Lựa chọn phương thức xác minh:

3.3.1. Căn cứ lựa chọn phương thức xác minh:

Trước khi tiến hành xác minh đối tác, cần cân nhắc mức độ cụ thể và phạm vi các thông tin cần xác minh, nguồn thông tin, cách tiếp cận thông tin. Căn cứ để xác minh vấn đề nay gồm:

• Trình độ phát triển kinh tế – xã hội ở sở tại (phát triển, đang phát triển, kém phát triển…)
• Yêu cầu của đối tác Việt Nam
• Quy mô và tầm quan trọng của dự án
• Văn hóa của địa bàn sở tại

3.3.2. Các phương thức xác minh:

• Công khai từ các nguồn sau đây:
  • Website của công ty
  • Danh bạ doanh nghiệp (business directory)
  • Phòng thương mại và công nghiệp
  • Hiệp hội ngành hàng
  • Sở giao dịch chứng khoán và các sàn giao dịch
  • Các báo cáo tài chính công khai
• Bán công khai:
  • Từ các cơ quan chức năng của Chính phủ liên quan: Bộ Ngoại giao, Bộ chủ quản đầu tư, cơ quan phụ trách về phá sản, cơ quan thuế, địa phương liên quan…
  • Thẩm tra trực tiếp (thực địa): Gặp gỡ tại văn phòng công ty, thăm nơi sản xuất kinh doanh, tìm hiểu hoạt động kinh odnah và khả năng hợp tác.
  • Mua thông tin qua các công ty kinh doanh về lĩnh vực này: Đối với các nước phát triển, nên sử dụng hình thức mua thông tin qua các công ty tư vấn vì đây là cách làm nhanh nhất, đầy đủ nhất và chi phí cũng ít tốn kém nhất (Tại Singapore, việc mua các thông tin này rất rẻ,  rất nhanh và đáng tin cậy).
  • Thu thập thông tin qua giới đầu tư chứng khoán (môi giới, tư vấn chứng khoán)
• Các phương thức xác minh không chính thức:
  • Gặp gỡ các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực (đối thủ cạnh tranh) hoặc đối tác đã làm ăn với công ty (nhất là trong các dự án lớn)…
  • Thông qua mạng lưới quan hệ trong giới doanh nghiệp, ngân hàng…
  • Nếu có thể, tìm hiểu thông qua quan hệ trong đoàn ngoại giao (với các nước đã có quan hệ hợp tác với công ty, doanh nghiệp cần tìm hiểu)…

3.4. So sánh thông tin và kết luận:

• – Sau khi đã thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, cần tiến hành so sánh, tổng hợp các nguồn tin để đưa ra những đánh giá sơ bộ về đối tác đang được xác minh (CQĐD cần kết hợp một số hình thức khác nhau để lấy tin, so sánh, kiểm chứng nhằm bảo đảm kết quả xác minh là có thực và có giá trị).
• – Trên cơ sở đánh giá sơ bộ, cân nhắc xem có cần tiến hành điều tra sâu và cụ thể hơn không.
• – Thời gian trả lời các yêu cầu đề nghị xác minh càng ngắn càng tốt vì các công ty trong nước chờ thông tin để quyết định hợp tác hay không hợp tác. Trong vòng một đến 2 tuần, cần trả lời người yêu cầu cung cấp thông tin, ít nhất là thông tin sơ bộ.

3.5. Một vài điều cần lưu ý:

• Quỹ NGKT không duyệt chi cho công tác xác minh. Các chi phí phát sinh từ việc xác minh (kinh phí đến thực địa, thuê công ty xác minh, mua thông tin xác minh…) do doanh nghiệp và cơ quan yêu cầu xác minh chi trả. Tuy nhiên, cho đến nay, hầu hết các CQĐD đều sử dụng ngân sách thường xuyên để làm việc này.
• Hiệu quả hỗ trợ của CQĐD trong việc xác minh đối tác nước ngoài tùy thuộc rất nhiều vào sự phối hợp trong, ngoài nước thông qua duy trì thông tin hai chiều. Tổ chức hữu quan trong nước cần cung cấp thông tin cụ thể về đối tác, ý định hợp tác, thời gian yêu cầu có kết quả thẩm định…
• Thường xuyên liên hệ với doanh nghiệp để thông báo tiến trình xác minh. Khuyên doanh nghiệp nên gửi yêu cầu xác minh đến nhiều nơi khác nhau và trao đổi với CQĐD về tiến trình và kết quả xác minh của những nơi khác.
• Xác minh đối tác nước ngoài là một hoạt động tác nghiệp chiếm nhiều thời gian, nhưng cũng đồng thời giúp cán bộ ngoại giao mở rộng diện quan hệ, tự rèn luyện kỹ năng thu thập xử lý thông tin, quan hệ công chúng.

4. Đột phá mở đường cho các địa bàn mới và lĩnh vực kinh tế mới tại nước ngoài

Đột phá, mở đường là một trong những nội hàm quan trọng trong công tác ngoại giao kinh tế, đặc biệt đối với các cán bộ tại CQĐD. Tại các địa bàn mới và đối với các lĩnh vực kinh tế mới, CQĐD sẽ là nguồn đầu tiên và hiếm hoi cung cấp thông tin về cơ hội giao thương, đầu tư của Việt Nam cho sở tại và ngược lại của sở tại cho Việt Nam. Để đột phá, mở đường thành công, các cán bộ tại CQĐD cần lưu ý các bước sau đây:

4.1. Tìm hiểu kỹ môi trường kinh doanh và cơ hội giao thương tại sở tại và Việt Nam, nhất là các ngành nghề Việt Nam có thế mạnh và có chủ trương mở rộng xuất khẩu, đầu tư và tìm hiểu kỹ các lĩnh vực kinh tế mới, khả năng hợp tác trong lĩnh vực, ngành nghề mới đó. Xác định ngành nghề chủ chốt, cơ hội hiệu quả và khả thi nhất để thúc đẩy.

4.2. Vận động tổ chức các chuyến thăm cấp cao (mở đầu có thể là các chuyến thăm khảo sát của cấp Thứ trưởng) và đưa hợp tác kinh tế vào nội dung làm việc của các đoàn cấp cao song phương, thúc đẩy ký các Hiệp định thương mại song phương, Hiệp định tránh đánh thuế hai lần, Hiệp định bảo hộ đầu t ư, Hiệp định về nguyên tắc xử lý các tranh chấp kinh tế…. để tạo hành lang pháp lý cơ bản cho doanh nghiệp hai bên.

4.3. Tăng cường và chủ động tiếp xúc với giới doanh nghiệp và Bộ ngành sở tại liên quan. Các cuộc tiếp xúc có thể là song phương (tiếp hoặc xin gặp doanh nghiệp, chính khách…) hoặc đa phương (tiếp xúc tại các cuộc Hội nghị, Hội thảo, gặp gỡ…) để tìm hiểu thế mạnh và nhu cầu của doanh nghiệp sở tại. (VD: Khi còn là Phó Thủ tướng, Đồng chí Nguyễn Tấn Dũng vận động Intel mở nhà máy tại Việt Nam để tạo điều kiện nâng cao trình độ khoa học công nghệ của nước ta).

4.4. Quảng bá về cơ hội và môi trường kinh doanh của Việt Nam ở sở tại thông qua các sự kiện (Hội nghị, Hội thảo, Hội chợ, triển lãm…) hoặc qua các ấn phẩm quảng bá (CQĐD có thể xuất bản ấn phẩm bằng tiếng địa phương để tiếp cận được với đối tượng quan tâm rộng hơn).

4.5. Tổ chức đoàn doanh nghiệp trong nước sang hoặc đoàn của sở tại về Việt Nam để khảo sát khả năng hợp tác giữa hai bên, ban đầu nên kết hợp đi cùng các đoàn cấp cao.

4.6. Kết nối doanh nghiệp hai bên thông qua gặp gỡ, tiếp xúc hoặc giới thiệu của CQĐD. Lưu ý: việc giới thiệu doanh nghiệp của CQĐD chỉ mang tính chất tham khảo, các doanh nghiệp cần xác minh kỹ uy tín và khả năng của các bên đối tác.

4.7. Tạo điều kiện lưu thông các dòng vốn, hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên thông qua thúc đẩy hợp tác ngành tài chính, ngân hàng, vận tải hàng hóa, kho vận, tạo điều kiện cấp visa, đẩy mạnh hợp tác hàng không, du lịch…

4.8. Hỗ trợ giải quyết khúc mắc, tranh chấp giữa hai bên.

4.9. Rút kinh nghiệm và mở rộng quan hệ sang các lĩnh vực kinh tế tiềm năng khác.

5. Giải quyết tranh chấp kinh tế, thương mại

Với tư cách là cơ quan đặt tại địa bàn và am hiểu luật lệ, văn hóa, quy trình ở địa bàn, CQĐD là chỗ dựa quan trọng của cơ quan và doanh nghiệp Việt Nam khi có xung đột, tranh chấp về kinh tế, thương mại với các cơ quan và doanh nghiệp sở tại. Xung đột, tranh chấp đó có thể là những hành động đơn phương (không trả tiền hoặc không trả đủ tiền vì nhiều lý do khác nhau, các vụ kiện lớn nhỏ…)

Việc hỗ trợ giải quyết các tranh chấp kinh tế, thương mại gồm các bước sau:

5.1. Nắm được thông tin cơ bản về luật lệ sở tại:

Đây là vấn đề có ý nghĩa then chốt trong làm ăn cũng như đấu tranh giải quyết các tranh chấp thương mại với sở tại, nhất là khi trong hợp đồng quy định rõ cơ sở xử lý tranh chấp là luật của sở tại. Cần phải nắm rõ cả luật của liên bang và của từng bang, đặc biệt là bang có xảy ra tranh chấp hoặc bang có bên nguyên hoặc bên bị trong tranh chấp.  Tuy nhiên một lĩnh vực có thể vừa chịu luật của liên bang và luật của từng bang, trong trường hợp đó cần nghiên cứu khi nào thì luật liên bang hoặc từng bang sẽ có vai trò quyết định hơn. Một lĩnh vực cũng có thể chịu sự điều tiết của nhiều luật khác nhau.

Cán bộ cũng cần luôn cập nhật các luật mới của sở tại vì việc đưa ra các luật mới hoặc điều khoản bổ sung rất đa dạng, dưới nhiều hình thức và tuỳ thuộc nhiều vào sức ép, sự vận động của các nhóm lợi ích cục bộ. Ở Mỹ, Dự luật về nhập khẩu tôm (Shrimp Importation Financing Fairness Act – H.R. 155) do Hạ nghị sĩ Ron Paul (từ Texas) đưa ra; Tu chính án Byrd, Tiếp tục chống bán phá giá và trợ giá (Continued Dumping and Subsidy Offset Act of 2000), cho phép các công ty Mỹ nào “bị thiệt hại” do đối tác nước ngoài “bán phá giá” được bù đắp bằng số tiền do đánh thuế chống phá giá thu được. Phần lớn những rào cản đối với cá da trơn nhập khẩu của ta đều được thông qua bằng các thủ đoạn kỹ thuật sửa đổi bổ sung luật hoặc đạo luật liên quan đến chuẩn chi ngân sách hàng năm như Điều khoản 755, Đạo luật 107-76 về chuẩn chi nông nghiệp năm 2002 quy định không được sử dụng ngân sách để nhập các sản phẩm có tên cá da trơn; Điều khoản 10806 của Đạo luật trang trại 2002 cấm sử dụng tên gọi cá da trơn với cá nhập khẩu.

• Theo dõi sát quá trình làm luật và kịp thời vận động chống lại sự xuất hiện các điều khoản bất lợi ở Quốc hội liên bang và cả các bang có tầm quan trọng to lớn, hết sức khó khăn. Phải tăng cường theo dõi và vận động, thậm chí cần phải thuê thêm luật sư tư vấn, có khi chỉ để có thêm thông tin và động thái để cảnh báo sớm.
• Mặc dù hệ thống luật pháp và quy trình pháp lý rất phức tạp nhằm bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp sở tại, nhưng cũng có những quy định khá chặt chẽ về tính minh bạch và quyền của công dân/các bên liên quan được tiếp cận thông tin. Đây là thuận lợi cần khai thác tốt để có được đầy đủ hơn thông tin cần thiết cho việc theo kiện.

 

5.2. Biết rõ ta và nắm vững thông tin về những vụ tranh chấp, vụ kiện:

• Tranh chấp kinh tế thương mại xẩy ra rất nhiều ở nước ngoài cũng như ở nước ta. Xử lý các tranh chấp này có nhiều hình thức từ thấp đến cao, trước hết là (i) công ty liên quan ngồi lại, tự xử lý, nếu không được (ii) yêu cầu CQĐD giúp xử lý ( có tính chất như người hòa giải giúp các bên thỏa thuận) và tiếp đó là (iii) đưa ra tòa án.
• Tranh chấp, kiện được chia làm 2 loại (i) liên quan đến 2 hoặc một số công ty đối với một hợp đồng hoặc một hoạt động kinh tế  cụ thể ( kinh tế đơn thuần) và (ii) liên quan đến nhiều công ty trong một lĩnh vực nhất định ( bảo hộ, có yếu tố chính trị)
• Tìm hiểu kỹ về vụ tranh chấp, vụ kiện, phân tích để nắm rõ cái đúng, cái sai của công ty ta, cái đúng, cái sai của công ty nước sở tại,  thế mạnh và thế yếu của ta trong vụ kiện và khả năng thắng kiện. Trong nhiều trường hợp, do cán bộ không phải là chuyên gia, ta cần tham khảo ý kiến của chuyên gia ở sở tại, phối hợp với chuyên gia ở nhà và kết nối các chuyên gia trong nước và sở tại với nhau để trao đổi kỹ hơn.
• Nếu đưa ra tòa án, vụ kiện sẽ được xử ở đâu, chiếu theo điều luật nào, thành phần có ảnh hưởng đến quyết định của vụ kiện.

5.3. Tìm hiểu về đối tác:

• Tìm hiểu rõ đối tác phía bên kia của vụ kiện (có thể là bên nguyên hoặc bên bị đơn), đâu là điểm lợi và bất lợi của họ trong tranh chấp hoặc  vụ kiện.
• Tìm hiểu sâu về các nhóm lợi ích liên quan đến các bên tranh chấp là điều không thể thiếu được để tiến hành công tác vận động và tập hợp lực lượng trong xử lý các tranh chấp thương mại, có khả năng ngăn chặn hoặc giảm bớt khả năng xảy ra tranh chấp từ đầu. Thực chất, các cuộc tranh chấp thương mại song phương không chỉ đơn thuần là giữa hàng nhập khẩu và hàng sản xuất trong nước mà còn là sự cạnh tranh quyền lợi giữa nhiều nhóm lợi ích khác nhau trong nội bộ sở tại.

Ví dụ: Trong đàm phán Hiệp định Dệt may, cũng như quá trình xử lý vụ cá da trơn, phía ta đã có cố gắng vận động các nghị sĩ, các nhóm cùng lợi ích hỗ trợ ta. Các nghị sĩ Mỹ là những người làm luật, có lợi ích chính trị và kinh tế gắn với sự ủng hộ của cử tri, với các công ty và tập đoàn liên quan. Trong vụ kiện cá da trơn, một nhóm lợi ích là các nhà sản xuất cá da trơn bốn bang miền Nam đã gây áp lực chính trị đủ lớn để buộc Quốc hội và Chính quyền Mỹ phải có các biện pháp bảo vệ các quyền lợi cục bộ của họ.

5.4. Cách giải quyết.

Khi được yêu cầu, CQĐD cần tìm hiểu kỹ sự việc, liên hệ và gặp các bên liên quan và vận động các công ty, tổ chức liên quan khi cần thiết,  tiến hành hòa giải để 2 bên đạt được thảo thuận mà không phải đưa vấn đề ra tòa án (đưa ra tòa, rất tốn kém và mất nhiều thời gian, các công ty vừa và nhỏ của ta không thể chịu nổi). Những tranh chấp ngành hàng ( có tính chính trị), khả năng ta thắng ở tòa án nước sở tại không cao. Tuy nhiên, khi buộc phải ra tòa, ta nên:

• Thuê và sử dụng tư vấn/luật sư nước ngoài:

Việc thuê và sử dụng tư vấn/luật sư nước ngoài tại tòa án sở tại là một công thức hiệu quả để xử lý tranh chấp do tư vấn/luật sư sở tại sẽ hiểu rõ luật lệ, quy trình và tập quán xử án ở nước đó hơn, nhất là những nước theo hệ thống luật lục địa (không có luật thành văn mà các vụ án được xử theo án lệ). Tuy nhiên cần lựa chọn công ty tư vấn hoặc luật sư có uy tín xử lý tốt vụ tương tự, không có định kiến đối với Việt Nam và không có dấu hiệu bắt tay với bên đối tác. Điều quan trọng là ta cần tiếp tục học cách vừa sử dụng hết năng lực và kinh nghiệm của luật sư, vừa bảo đảm quyền chủ động và bảo mật trong bối cảnh luật sư ta thuê cũng là người nước ngoài.

Ví dụ: Trong vụ cá da trơn, lần đầu tiên ta tiến hành đàm phán quốc tế (SA) có luật sư Mỹ đại diện cho quyền lợi của ta cùng dự trong đoàn đàm phán và có lúc được uỷ quyền của Trưởng đoàn ta phát biểu thay mặt đoàn. Đây cũng là vụ mà phía Việt Nam thuê tới hai công ty luật hàng đầu của Mỹ (VASEP – đại diện doanh nghiệp thuê White & Case, Bộ Thương mại – đại diện Chính phủ thuê Willkie Farr & Gallagher).

Ta cũng có thể sử dụng song song hai công ty tư vấn/luật sư của ta và sở tại (mặc dù chỉ một luật sư đại diện ở tòa) để hai bên làm việc rõ với nhau về các chi tiết, vấn đề kỹ thuật tại hai nước trong vụ kiện.

• Sử dụng quan hệ và vận động hành lang:
• Đối với các xung đột nhỏ giữa hai doanh nghiệp, CQĐD có thể hỗ trợ bằng cách tham vấn các chính khách ở sở tại, làm trung gian hòa giải hoặc giới thiệu cho doanh nghiệp ta địa chỉ tư vấn có uy tín và tác động để chính quyền bạn lên tiếng, lấy lại công bằng cho doanh nghiệp ta.
• Đối với các vụ kiện lớn tại tòa án, cần xác định đối tượng cần vận động hành lang cho vụ kiện của ta. Đó là các đồng minh hoặc nhóm lợi ích tương đồng với ta, những thành phần có ảnh hưởng đến kết quả vụ kiện…

Trong vụ cá da trơn với Mỹ, nhóm các nhà nhập khẩu yếu cả về số lượng lẫn tổ chức, không tạo thành một sức mạnh đáng kể, vì cá da trơn nhập khẩu chỉ chiếm dưới 20% thị trường tiêu thụ nội địa Mỹ. Tuy nhiên, ta chưa tranh thủ được sự phối hợp các nhóm lợi ích trong giới nhập khẩu và phân phối cũng như từ phía người tiêu dùng Mỹ.

• Đối với các vụ kiện liên quan đến quyền lợi của người Việt (như quyền lợi của lao động Việt Nam, vụ kiện ngư dân Việt Nam đánh cá bất hợp pháp…), CQĐD có thể sử dụng vấn đề nhân đạo, quan hệ chính trị giữa hai nước và nguyên tắc có qua có lại (đối với những lần ta cứu hoặc thả người bạn), để chính quyền bạn xử lý thuận cho ta.

5.5. Đóng hồ sơ và rút kinh nghiệm:

Sau mỗi vụ, ta cần rút kinh nghiệm để xử lý hiệu quả cho những lần tương tự sau. Lưu lại các đầu mối làm việc, đưa các đầu mối vào danh sách cần xây dựng quan hệ và tạo quan hệ tốt đẹp, lâu dài, đặc biệt với các đầu mối trong những vụ việc hay xảy ra giữa hai bên.

6. Kinh nghiệm vận động người Việt Nam ở nước ngoài phục vụ phát triển kinh tế

Theo đối tượng, nội dung vận động người Việt Nam ở nước ngoài được nêu ở chương 3. Vận động người Việt Nam ở nước ngoài nói chung và vận động người Việt Nam ở nước ngoài tham gia các hoạt động kinh tế hướng về đất nước nói riêng là một thể thống nhất, không thể tách rời. Trong phạm vị này, chúng tôi xin chia xẻ  một số kinh nghiệm vận động nói chung và vận động trong lĩnh vực kinh tế nói riêng có tính chất tham khảo:

6.1. Hình thức vận động:

• Thúc đẩy và hỗ trợ lập Hội người Việt tại sở tại để kết nối bà con. Hội người Việt nên do người Việt tự quản lý, CQĐD có thể cử một cán bộ làm đầu mối liên kết với Hội.
• Thường xuyên liên lạc và tham gia các hoạt động của Hội.
• Mời bà con dự Tết Việt kiều, các hoạt động của CQĐD như 2/9, kỷ niệm quan hệ ngoại giao hai nước… để bà con có cơ hội gặp gỡ, tiếp xúc với nhau và với các khách mời sở tại, giúp bà con tăng cường mạng lưới quan hệ và tạo điều kiện sinh sống và học tập tốt tại sở tại.
• Hỗ trợ người Việt Nam làm ăn tại sở tại: mở nhà hàng Việt Nam, tổ chức du lịch,… và tạo điều kiện giải quyết nhanh các thủ tục về lãnh sự cho người Việt Nam ở nước ngoài.
• Tổ chức các hoạt động cho bà con hướng về quê hương: dạy tiếng Việt, tổ chức thi ẩm thực Việt Nam, biểu diễn thời trang áo dài, các trò chơi dân gian…
• Lập Câu lạc bộ kinh tế người Việt gồm các trí thức Việt kiều, các doanh nhân Việt kiều và những người Việt Nam làm việc tại các tổ chức quốc tế và công ty sở tại. Mục đích lập Câu lạc bộ kinh tế người Việt là nhằm tạo diễn đàn cho trí thức Việt Nam trao đổi về kinh tế Việt Nam và thế giới đồng thời tạo một kênh tham mưu chính sách cho chính phủ Việt Nam. Đây cũng là sân chơi giúp các trí thức và doanh nhân Việt Nam có thể giao lưu, học hỏi kinh nghiệm và trao đổi, tìm kiếm cơ hội kinh doanh, đầu tư với nhau và tại Việt Nam.
• Tuyên truyền về môi trường đầu tư Việt Nam, tình hình Việt Nam cập nhật, các thông tin về sự phát triển, đổi mới của Việt Nam… để bà con hiểu rõ hơn về Việt Nam, có kế hoạch đầu tư và làm ăn tại Việt Nam và biến bà con thành một kênh tuyên truyền cho kinh tế Việt Nam.

6.2. Một số điều cần chú ý trong công tác vận động

    6.2.1. Đối với giới trí thức: Trong tiếp xúc, vận động:

• Cần nắm vững những yêu cầu của trong nước, giới thiệu những hình thức hợp tác khác nhau để kiều bào cân nhắc lựa chọn.
• Cần tự trang bị những hiểu biết cần thiết về vấn đề được đưa ra trao đổi ý kiến để có thể hướng nội dung trao đổi vào các vấn đề thực chất.
• Biết lắng nghe và tránh những cuộc tranh luận không cần thiết; khi tiếp xúc với nhiều người cùng một lúc, lắng nghe những ý kiến khác nhau do kiều bào có những quan điểm khác nhau thuộc các nhóm khác nhau.
• Cần tìm hiểu khả năng, điểm mạnh và yêu cầu của từng người để giới thiệu đúng đối tác trong nước.
• Khi kiều bào có nhu cầu liên hệ với các cơ quan, tổ chức trong nước, nên tìm hiểu cụ thể yêu cầu để giới thiệu đúng đối tác và yêu cầu ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài tiếp tục hỗ trợ.

    6.2.2. Đối với giới doanh nhân

• Cần tìm hiểu và căn cứ vào điều kiện và khả năng thực tế của kiều bào để giới thiệu các hình thức đầu tư và kinh doanh trong nước phù hợp.

    6.2.3.Kinh nghiệm cho thấy:

• Những người có khả năng tài chính, có sẵn quan hệ với các tập đoàn, công ty nước ngoài có tiềm lực, có ý định liên kết với nước ngoài đầu tư vào Việt Nam thường lựa chọn các hình thức đầu tư  theo Luật Đầu tư nước ngoài.
• Trường hợp những người có vốn ở quy mô vừa và nhỏ, có thể dành hầu hết thời gian để điều hành hoạt động tại Việt Nam hoặc có sự liên kết với gia đình hoặc cá nhân trong nước thường lựa chọn hình thức đầu tư theo Luật Khuyến khích đầu tư trong nước.
• Trường hợp những người bận làm việc ở nước ngoài, có thể đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp (cùng gia đình, người thân tại Việt Nam, không trực tiếp điều hành doanh nghiệp) thường chọn hình thức đầu tư theo Luật Khuyến khích đầu tư trong nước.
• Khai thác những khả năng mới xuất hiện như khuyến khích và phát triển các hội, tổ chức ngành nghề kinh doanh của người Việt Nam ở nước sở tại, tạo sự liên kết thành mạng lưới kinh doanh hàng nhập khẩu từ Việt Nam và/hoặc tạo mối liên kết giữa doanh nghiệp Việt kiều và doanh nghiệp trong nước đầu tư tại nước sở tại hoặc vào nước thứ ba. (Kiều bào vừa là người tiêu dùng trung thành vừa là người quảng bá tiêu dùng tin cậy các sản phẩm xuất khẩu của Việt Nam vào nước sở tại, nhất là những nơi có đông đảo Việt kiều sinh sống).
• Khi giới thiệu các doanh nhân Việt kiều về nước cần kèm theo các thông tin về năng lực tài chính, kinh doanh, quản lý của kiều bào để cơ quan hữu quan trong nước giới thiệu đúng đối tác và ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài có điều kiện tiếp tục hỗ trợ.